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Una de las herramientas imprescindibles para el departamento de Recursos Humanos es la descripción de puestos de trabajo. Además de la lógica ordenación de cada posición dentro de la estructura organizativa, la descripción de puestos de trabajo es especialmente relevante para proporcionar una visión clara de las responsabilidades, funciones y requisitos del puesto.
En este sentido, una buena descripción del puesto de trabajo va a permitir a los responsables de Recursos Humanos, por una parte, contar con una información valiosísima que permitirá mejorar la gestión de personas en diferentes áreas: formación, desarrollo, selección, retribución, análisis organizativo, etc. Por otra parte, la persona que ocupa el puesto comprenderá con mayor facilidad lo que se espera de ella, lo que ayuda enormemente a que el ajuste persona-puesto sea el ideal.
Por tanto, elaborar correctamente estos documentos es muy importante para que todos los agentes implicados sepan en todo momento cuál es su misión dentro del contexto organizativo.
¿En qué consiste la descripción de puestos de trabajo?
El análisis, descripción y documentación de puestos de trabajo consiste en recopilar de forma estructurada y clara la información básica de un puesto de trabajo en una organización. Este proceso ha de recoger la información relevante para el puesto (selectividad), presentada bajo un patrón uniforme y un esquema previamente fijado (estructuración), y con una ordenación clara y concisa que facilite la comprensión global del puesto (claridad).
Además, el proceso ha de realizarse teniendo en cuenta el contexto organizativo y empresarial (entorno determinado) y ceñirse exclusivamente a las características del puesto, obviando los aspectos relativos a su titular (despersonalización).
Es decir, la elaboración se apoya en tres partes fundamentales:
- La recogida de información de carácter general sobre el puesto de trabajo, la cual tras su análisis servirá de base para elaborar el documento.
- La determinación de la información esencial del puesto de trabajo.
- La redacción final del documento, que será adaptado a las necesidades y aplicaciones necesarias según la política de Recursos Humanos.
Métodos para la elaboración de las DPT
Como hemos visto, realizar correctamente una descripción de puestos de trabajo supone un gran beneficio para una buena organización de la empresa, no sólo en cuanto a facilitar los procesos de selección e incorporación de talento, sino para comprender ampliamente la estructura organizativa, permitiendo así detectar duplicidades, incoherencias o áreas a reforzar.
En Recursos Humanos existen varias técnicas para la elaboración de las descripciones de puestos:
- Entrevista personal: La recopilación de la información se realiza mediante entrevistas al titular del puesto, donde se recaban datos sobre sus funciones, recursos a su cargo, relaciones del puesto o competencias, entre otras cuestiones.
- Entrevista en grupos de trabajo: En este caso, la información se recoge en grupos, permitiendo obtenerla en un período de tiempo menor para puestos más estandarizados dentro de las organizaciones.
- Entrevista con el superior: Otra opción es realizar una entrevista con el mando de un determinado conjunto de puestos de trabajo. Esto permite no sólo obtener la información del conjunto, sino la del propio mando, optimizando de este modo la recogida.
- Cuestionarios de documentación: Esta técnica consiste en la creación de un cuestionario autoevaluativo, en el que los titulares del puesto cubren los datos necesarios para la elaboración de la descripción. Este método permite un ahorro de tiempo importante, aunque se pierde en precisión al tener que interpretar en ocasiones la información facilitada.
Proceso de elaboración de DPT
Determinación del ámbito de aplicación
Este primer paso consiste en delimitar y clarificar el alcance del proceso en cuanto a varias cuestiones: aplicación de la documentación e información necesaria para elaborar las descripciones, número de puestos a analizar, tipo de puestos, técnicas de documentación a emplear, calendario de procesos y personas que intervendrán en dicho proceso.
Diseño de los formatos de recogida
Contendrán toda la información necesaria para el proceso. La información se dividirá en básica, para la compresión del puesto; y específica, si por las características del proyecto es necesario contar con información determinada y especial (recursos a cargo del puesto, relaciones de puesto, competencias, etc.)
Recogida de información
Se lleva a cabo según la metodología que se haya escogido previamente (entrevista personal, entrevista grupal, entrevista a mando superior o cuestionario).
Elaboración de la documentación
Se crea la ficha de descripción a partir de la información recogida por parte del entrevistador. Es recomendable no dejar pasar mucho tiempo para evitar la pérdida de información.
Validación y aprobación de las documentaciones
Una vez realizadas las descripciones, éstas deben ser validadas por diferentes personas dentro de la organización para tener la certeza de que se trabaja con información correcta y fiable de los puestos de trabajo. En general, la documentación deberá ser validada por el titular del puesto, el entrevistador y el departamento de Recursos Humanos.
Contenidos mínimos que deben incluirse
Una descripción de puestos podrá ser más o menos extensa, como comentamos previamente, en función de las necesidades del departamento de Recursos Humanos en cuanto a la amplitud del proyecto.
Lógicamente, cuanta más información contengan las descripciones se podrá tener acceso a más aplicaciones prácticas. Aún así, existen una serie de elementos fundamentales que compondrán los contenidos mínimos de una descripción de puestos de trabajo.
- Datos de identificación: Se deberá consignar la denominación del puesto, el titular, la denominación del puesto inmediatamente superior al analizado y el departamento o dirección donde se encuentra el puesto a documentar.
- Organigrama: Se trata de ubicar el puesto a documentar dentro de la estructura organizativa de la empresa.
- Síntesis del puesto: Se recoge un breve resumen de las funciones, tareas y objetivos asociados al puesto de trabajo sin ser demasiado exhaustivos en esta descripción.
- Responsabilidad del puesto: Aquí deberán recogerse todas las funciones, actividades y tareas relacionadas con el puesto de trabajo. Dichas funciones suelen ser unas diez, y se valorar y jerarquizan en función de su importancia para la organización.
- Perfil y requisitos del puesto: En este apartado deberá figurar una descripción del perfil ideal y más adecuado para el puesto. Aquí deberá aparecer indicado la formación de base y complementaria que deberá tener el ocupante, y la experiencia mínima en tiempo y funciones para desempeñar el puesto.
La descripción de puestos de trabajo es una herramienta esencial, ya no solo en el proceso de contratación y gestión del talento, sino para contribuir a un organigrama claro y que tenga sentido para el buen funcionamiento de la organización. Junto con la valoración de puestos de trabajo, el departamento de Recursos Humanos tiene en sus manos una de las herramientas más potentes para gestionar adecuadamente el talento de la organización desde múltiples perspectivas: mejora de la política retributiva, mejora del organigrama, detección de necesidades de formación, creación de mapas y planes de carrera, etc.
Es importante, por tanto, que los profesionales del departamento de Recursos Humanos tengan formación en este aspecto. En AdelantTa contamos con una amplia experiencia en elaboración de descripción y valoración de puestos de trabajo, ayudando a muchos de nuestros clientes a mejorar la estructura organizativa de su empresa. No dude en consultar con nosotros si necesita más información.
