Susana Humbrías

Consultora Senior Asociada Formacion y Coaching

La pandemia y el aislamiento están aumentando los casos de ansiedad y estrés, en gran parte por el miedo, por la incertidumbre, por la falta de perspectiva y de una visión clara respecto a lo qué va a pasar en nuestro entorno y futuro inmediato. ¿Cuánto tiempo va a durar esto?, ¿Cuándo podremos volver a la normalidad? No tenemos certeza del tiempo que estaremos en estado de confinamiento, sin poder realizar muchas de las actividades que hacíamos antes, sin poder salir de casa libremente y acercarnos a menos de dos metros de distancia, sin poder hablarnos y reunirnos, sin recuperar nuestra vida social y los encuentros, personales y profesionales, cara a cara. Tampoco sabemos cuánto se va a prolongar y cómo nos va a afectar “la desescalada”. A todo ello hay que sumarle uno de los principales factores de estrés con el que ya convivíamos anteriormente, el derivado de la sensación de falta de tiempo, de la falta de control sobre todas las cosas que reclaman nuestra atención y requieren acción, la ansiedad generada por los imprevistos y las urgencias.

El tiempo es esa unidad de medida con la que calculamos la duración de las cosas, de los proyectos, de los procesos, de las acciones, y también de nuestra vida.

Nuestra relación con el tiempo siempre ha sido una asignatura pendiente. “Se me ha ido el tiempo en..”, ”No tengo tiempo para…”, “No me va a dar tiempo a…” son frases repetidas una y otra vez. Pasado, presente y futuro, las tres dimensiones en la que se mueve nuestra consciencia, y la sensación de que el tiempo se nos va o se nos echa encima sin que tengamos el control.

Y lo cierto es que el único tiempo que tenemos es en el que realmente vivimos, y en el que podemos hacer las cosas. Estamos aquí y ahora, con la experiencia, los recuerdos, aprendizajes y hábitos guardados en la memoria, y con nuestra capacidad para imaginar y proyectar el futuro.

El presente que estamos viviendo en la crisis del Covid-19 no tiene precedentes en nuestra memoria experiencial, es un presente para el que no nos habíamos preparado. No solo los gobiernos, también las empresas y organizaciones, así como las personas, hemos tenido que tomar decisiones y hacer cambios de forma precipitada. Muchos de los objetivos y actividades que habíamos planificado, han dejado de ser operativos por un tiempo indefinido. En un tiempo récord nos hemos visto retados a asumir infinidad de cambios: organizar el teletrabajo; reunirnos de forma virtual; adoptar la tecnología como medio fundamental para mantener el contacto, interactuar con el entorno, hacer deporte y seguir aprendiendo. Una tecnología que nos ha ayudado y también nos está llegando a saturar por la sobredosis de mensajes e información a través de las distintas redes sociales.

¿Cuánto tiempo pasábamos antes delante de un ordenador, una Tablet o un dispositivo móvil? Ya era mucho, ¿verdad? ¡Pues ahora más! Por eso lo que hacemos con el tiempo cobra especial relevancia, porque puede resultar productivo, o, por el contrario, abrumador.

Aunque hablamos de “gestión del tiempo”, lo cierto es que el tiempo se maneja en la medida en que sabemos emplear adecuadamente otros dos recursos: LA ATENCIÓN Y LA ENERGÍA.

¿En qué medida es la persona capaz de dirigir la ATENCIÓN y mantener la concentración sobre las diferentes acciones, actividades o proyectos en los que se quiere enfocar en su día a día?

¿En qué medida está la persona siendo consciente de sus niveles de ENERGÍA? ¿Qué hace para proteger y renovar e invertir de forma adecuada esa energía en las distintas actividades que forman parte de su vida?

Estamos en un nuevo escenario en el que la relación con el tiempo ha cambiado para muchas personas.

Antes

Ahora

Sensación de pérdida de tiempo en desplazamientos, del domicilio al lugar de trabajo y de regreso a casa. El tiempo ahorrado al desplazamiento se invierte en otras cosas y favorece la conciliación familiar.
Las distintas áreas de nuestra vida (trabajo, familia, ocio, contacto social…) tenían su propio espacio físico y temporal. Un horario en el lugar de trabajo, otro horario en casa. “Todo y todos en casa”: Muchas personas se ven, de pronto, trabajando en el mismo espacio físico en el que otras personas de la familia están realizando otras actividades. Esto puede hacer que los asuntos personales y profesionales se acaben mezclando y resulte más difícil desconectar.
En el entorno laboral había más dispersión por las interrupciones continuas de los compañeros, aunque también se favorecía el contacto social. En el entorno actual, si se vive en familia o se comparte piso, las interrupciones tienen que ver con otras facetas de la vida. Y puede que echemos en falta el estímulo social que aporta el tiempo compartido con otras personas fuera del núcleo familiar, más aún si la persona vive sola.
En el ámbito empresarial, la mayor parte de la formación orientada al desarrollo de habilidades, cambio de actitudes y generación de nuevos hábitos se hacía en formato presencial, en sesiones de una o dos jornadas. La formación presencial se ha paralizado por el estado de alarma y la formación e-learning y video-presencial está tomando el relevo, en formatos más breves y a través de herramientas como Zoom, Teams, Hangsout o Skype.

Esto nos lleva a los formadores a plantearnos cómo reconvertir nuestros cursos a las circunstancias del momento, y de un futuro inmediato, que no sabemos cuánto se va a alargar.

Los profesionales que nos dedicamos a la formación, sabemos que el éxito de un taller está en la capacidad que tiene el facilitador para despertar el interés y la atención de los participantes, para fomentar la participación, la reflexión y entrenamiento práctico. Normalmente nos apoyamos en métodos pedagógicos que se basan en el “aprender haciendo”, “generación de ideas en grupo”, “dinámicas de sensibilización”, ”estudio de casos”, “presentación de modelos a través de películas”, “rol play” etc.  Estos recursos nos ayudan a mantener a un grupo atento y motivado varias horas seguidas, incluso a lo largo de una jornada.

En la actualidad contamos con la posibilidad que nos brinda la tecnología para seguir llevando a las personas la oportunidad de aprendizaje y desarrollo. Y es aquí donde los profesionales tenemos que activar nuestra creatividad si no queremos que nuestras sesiones se conviertan en una charla académica de la cual se van a desconectar a los 10 minutos, si no antes.

Algunos aspectos para tener en cuenta a la hora de diseñar un taller de formación en general, y de gestión del tiempo en particular son:

  • Duración: no más de 90 minutos. La capacidad que tenemos las personas para mantener la atención es cada vez más reducida. Nuestro cerebro ansía la novedad, y se distrae con mucha facilidad. Una conferencia de 60 minutos ya puede resultar muy larga. Nuestros cerebros están acostumbradas a tutoriales de unos cuantos minutos. Si hablamos de 90 minutos es porque queremos que sea una formación interactiva, no una charla unidireccional.
  • Prever algún texto o contenido teórico que los participantes hayan leído antes de la sesión y que pueda ahorrar la sensación de discurso académico. Utilizar la videoconferencia para debatir, comentar en grupo.
  • Fomentar la participación. La mayoría de los ponentes silencian a los participantes y solo se permite la comunicación por chat. Es preferible reducir el número de asistentes en cada sesión, y que tengan la oportunidad de expresarse a través del audio y video, que invitar a un grupo grande y ponerles el micrófono en silencio. Ahora, más que nunca, las personas necesitan hablar.
  • Diseñar documentos para compartir. Un documento que acompañe a la exposición y añadiendo un componente visual que facilite el recuerdo, y ejercicios prácticos para reflexionar y debatir en grupo. Recuerda: el cerebro ansía novedad. Si durante 90 minutos solo pueden ver la cara del ponente, corremos en riesgo de que a los 10 minutos ya se estén aburriendo.
  • En una sesión de 90 minutos, deberíamos dedicar :
    • 10 minutos para recibir a los participantes, comprobar que los medios funcionan correctamente, definir el objetivo de la sesión y establecer unas reglas de participación,
    • 5 – 10 minutos a aclarar expectativas respecto a la sesión,
    • 60 minutos al desarrollo
    • y 10 – 15 minutos de preguntas finales, conclusiones, y pautas concretas que va a poner en práctica después de la sesión.

Es preferible programar más sesiones, más breves, y con intervalos para asimilar los contenidos, e incluso prepararse antes de la siguiente sesión. Respecto al contendido para desarrollar un curso de gestión del tiempo en formato telepresencial, aquí va un menú de temas que pueden abordarse en distintas sesiones:

  1. Tomar conciencia de los hábitos improductivos, y las conductas y prácticas de mejora.
  2. Entrenamiento de ciertas habilidades: atención – concentración, reducir y manejar las interrupciones, gestionar los compromisos que se adquieren con las demás personas aclarando plazos y entregables.
  3. Subir o bajar el nivel de perspectiva, ya sea para ganar visión sobre las prioridades, o para poner el foco en las próximas acciones que nos hacer avanzar en los proyectos. Cómo motivarse para la acción y dejar de procrastinar.
  4. Aprender a utilizar herramientas que nos sirvan para recopilar, y mantener el control, tanto de los eventos en el calendario, de las tareas y próximas acciones, así como de todas las demandas que van entrando de forma continua por email, por teléfono o de las reuniones virtuales que se van manteniendo.

 

El tiempo es eso que hacemos con nuestra vida, y ahora nuestra vida se desarrolla en un espacio más reducido al habitual. Un buen momento para reflexionar y darnos cuenta de qué estamos haciendo, y cómo estamos gestionando nuestro PRESENTE.