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Cesar Pérez Sánchez
Consultor Senior Asociado en Desarrollo del Talento
En la actual situación en la que nos encontramos, todos nos hemos visto obligados de una forma u otra a digitalizarnos y acabar de abrirnos a un mundo que lleva mucho tiempo entre nosotros, pero que en un amplio número de personas y para un amplio número de fines no acababa de calar del todo. Me refiero al streaming, las videoconferencias en directo, webinars. etc. Desde nuestros mayores que están descubriendo la multiconferencia por WhatsApp para poder estar con nosotros en la distancia, hasta las Organizaciones que nos hemos visto obligados a cambiar las reglas de la interacción profesional a través del Teletrabajo.
¿Qué es la formación en streaming? En esencia, es una formación que permite que los formandos participen desde diferentes lugares conectados al formador y entre ellos a través de una herramienta online, normalmente basada en videoconferencia. Cuenta, además, con la ventaja de poder grabarse para después utilizarse en diferido; aunque es en directo cuando alcanza su mayor nivel de efectividad.
El actual estado de alarma, además de confinarnos, llevarnos al teletrabajo, etc. ha suspendido toda actividad formativa presencial. Aunque esto es transitorio a corto plazo, la actividad formativa online ha cobrado relevancia y no de forma transitoria, sino que cobrará aún mayor protagonismo y es por eso que debemos prepararnos para ser capaces de abordar este reto como mínimo en este 2.020. No me refiero sólo a las plataformas digitales de formación donde acceder a un amplio número de cursos online de todo tipo, sino y sobre todo, a la propia formación que se desarrollaba al 90% en presencial en temas comerciales, gerenciales y habilidades y competencias varias y que a partir de ahora también se trabajarán en streaming.
No creo que la formación presencial sea sustituida por la distancia online, pero si que estoy convencido que la proporción de la misma va a cambiar de forma muy marcada. Esta situación, nos está haciendo descubrir o redescubrir una serie de herramientas que seguramente conocíamos pero que no dominábamos o no sacábamos todo el partido. ¿Cuáles son las principales herramientas que estamos utilizando para la formación en streaming, las reuniones de equipo, de negocios con clientes, de proyectos…?
No pretendo enumerar todas, ni tan siquiera la mayoría, ya que la oferta es amplísima. A riesgo de dejarme en el tintero muchas y muy interesantes, mi experiencia en los últimos años me lleva a enumerar las más utilizadas y sus principales fines (aunque todas ellas nos presentan funcionalidad para la formación):
- Teams, como herramienta de colaboración, comunicación entre equipos naturales, reuniones virtuales, desarrollo de proyectos…
- Zoom, como herramienta para la gestión de reuniones y multiconferencias con objetivos varios…
- Skype profesional, como herramienta para mantener reuniones y multiconferencias…
- Webex, como herramienta para la ejecución de formación en remoto. En mi modesta opinión, es la que mejor me ha funcionado como herramienta para dinamizar grupos en las formaciones
Si queremos sacarles partido y que nuestras formaciones sean realmente de calidad, es imprescindible formarnos en ellas y conocer todas las funcionalidades que ponen a nuestra disposición, ya que podemos hacer casi cualquier cosa que hacemos en una formación presencial.
No sólo la herramienta es importante, ya que sólo hará lo que nosotros le digamos que haga. Nuestras habilidades en este nuevo entorno son críticas y en interacción con las posibilidades de las herramientas es donde la formación en streaming puede ser perfectamente válida para cualquier tipo de formación.
En este sentido, me gustaría aportar algunas buenas prácticas que son necesarias, para liderar y dinamizar una buena formación en streaming y que organizo a través de los siguientes puntos:
- Preparación de la Acción Formativa:
- Al igual que en la presencial, es clave. En este canal es especialmente importante, ya que las esperas mientras solventas las cuestiones afectan de forma más intensa y cuesta más recuperar la dinámica.
- Pon atención y detalle a la convocatoria, donde debes incluir instrucciones claras para la conexión (link de acceso directo, claves, dispositivos, etc.).
- Presentaciones ligeras y animadas. Mantener la atención en una pantalla, depende también del movimiento, sin saturación.
- Configura la sala virtual previamente (dinámicas cargadas, grupos configurados, pruebas previas, etc.).
- Desde dónde vamos a trabajar, qué verán detrás de nosotros los participantes, qué escucharán, además de a nosotros…
- Módulos de 2-3 horas, siempre y cuando haya dinamización y participación.
- Es importante rediseñar nuestras formaciones a este formato con más impactos de menos horas.
- Apertura de la Acción Formativa
- Es un momento delicado, ya que se suele producir de forma caótica a medida que se conectan los participantes.
- Cuida ese momento tomando el control del audio, saludando a cada persona que entra y dejando que salude al resto…
- Comienza con las reglas del juego (turnos de conversación, pedir intervenir, metodología de trabajo, uso de la herramienta…)
- Es recomendable que todos, no sólo nosotros, estemos con el video abierto para facilitar la cercanía y conexión (siempre y cuando la calidad de la conexión sea suficiente)
- Desarrollo de la Acción Formativa
- Trata de desarrollar los contenidos de forma muy estructurada.
- Utiliza mapas guía y resitúa a los participantes con asiduidad sobre el mismo.
- No olvides compartir tanto la pantalla, como los archivos según proceda con los participantes para dirigir la atención y el aprendizaje.
- Utiliza los recursos que utilizarías en presencial, pizarras, interacción sobre la presentación, trabajos en grupo, otros recursos digitales tales como kahoot, quizz, etc. Todo esto, y más, está contemplado en las herramientas antes comentadas.
- Habilita el chat como herramienta de comunicación, te pueden pedir permiso para intervenir, hacerte preguntas, etc. sin interrumpir y generar mucho ruido.
- Controla y dirige los permisos y turnos de palabra de los participantes y equipos. Para ello, puedes ceder el control, manejar los audios y mutes, fijar videos, etc.
- Cierre de la Acción formativa:
- Recopila los objetivos, recuerda las ideas fuerzas trabajadas en la sesión y haz una ronda uno por uno para que puedan aportar sus conclusiones o plantear sus dudas.
- Asegúrate de dejar claro el mensaje, los próximos pasos, etc. antes de que comiencen a desconectarse los participantes.
- Recuerda que también aquí, debes ejercer la función control, dando la formación por concluida y dando los permisos para la desconexión.
- Hay plataformas que permiten que los participantes descarguen la presentación o manual o cualquier otro archivo compartido en el mismo momento y desde la propia herramienta.
- Habilidades Clave de dinamización:
- Hay que mantener un alto grado de alerta. Al igual que en la presencial, hay que controlar si hay preguntas o comentarios, si estamos captando el interés, si demandan nuestra atención, etc. a través del chat, de la cámara y la gestión de intervenciones.
- Asegúrate de contactar con todos y cada uno de los participantes al menos en alguna ocasión, utiliza para ello su nombre y personaliza.
- Marca bien los tiempos para las intervenciones y trabajos grupales, visita sus salas y ayúdales a organizarse y avanzar en la tarea.
- Utiliza una comunicación directa, sin grandes rodeos para no perder la atención.
- Una variedad de recursos te ayudará a mantener la atención (debate, encuestas, provocar participación con preguntas directas, etc.)
- En tu paralenguaje, es importante introducir cambios de ritmo, entonación, velocidad, etc. y tener mucho cuidado con los silencios, ya que en este canal se amplifican.
En conclusión, es importante recordar que la formación en streaming a través de videoconferencia, va a seguir ganando protagonismo y es vital que todos nosotros seamos capaces de adaptarnos a ello y que además adaptemos el diseño de nuestras formaciones, para realizarlas con calidad, con impacto y con unos excelentes resultados.
Precisamente por las dificultades que el nuevo entorno nos plantea, ahora y más que nunca, es imprescindible que las organizaciones sigan apostando por la formación de sus empleados, dotándoles de los conocimientos, habilidades y actitudes necesarias para abordar este nuevo reto. Desde Adelantta, seguimos trabajando también en ello, siendo capaces de dar la mejor respuesta a las necesidades que nuestros clientes nos plantean en este nuevo entorno a través de la formación y el resto de nuestros servicios de RRHH.
