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Cada vez más, es difícil mantenerse a la vanguardia en prácticas empresariales y de desarrollo de talento cuando la presión del día a día nos absorbe, nuestra función es generalista y nos encontramos en la “rueda del hámster” o “apagando fuegos” en múltiples frentes. En paralelo, el outsourcing de distintos tipos de procesos no solo es una alternativa de reducción de costes, sino un impulso para que las empresas busquen soluciones innovadoras y eficientes en distintos aspectos relacionados con la gestión de su negocio, a través de partners de un alto nivel de especialización.
En este contexto, externalizar el área de formación y desarrollo es una estrategia óptima para aquellas empresas enfocadas en la maximización de sus recursos y la obtención de resultados formativos de alta calidad. Bien es cierto que, en este caso, la definición de los aspectos más estratégicos relacionados con la formación debe descansar en la empresa que contrata. Es decir, debe ser ella quien decida en qué, en quien y como gastar el presupuesto disponible, que suele tener una partida bonificada y otra, en ocasiones, no bonificable.
En todo caso, este enfoque no solo facilita el acceso a servicios especializados y contenidos actualizados, sino que también simplifica la gestión de los programas de formación, permitiendo una alineación más efectiva con las metas corporativas. En España, adicionalmente, puede implicar la gestión de las bonificaciones de FUNDAE, aspecto tedioso, de alta carga operativa y que suele ser la pesadilla de aquellos que no lo conocen en profundidad.
¿Qué se puede externalizar el área de formación y desarrollo?
La externalización del área de formación y desarrollo ofrece a las empresas una vía estratégica para enriquecer sus programas de formación y desarrollo sin la carga operativa que conlleva su gestión interna. Este enfoque les permite concentrarse en sus actividades principales, de carácter estratégico, mientras delegan la responsabilidad del diseño, implementación y evaluación de programas de formación en entidades especializadas. La eficiencia en la gestión del plan de formación a través de la externalización se logra mediante varios mecanismos clave:
Apoyo en el diagnóstico de necesidades formativas
La externalización comienza con un análisis exhaustivo de las necesidades de formación de la empresa, desde el punto de vista de la organización, los puestos de trabajo y las personas. Los proveedores especializados en formación para empresas emplean herramientas avanzadas y metodologías para identificar las brechas de habilidades y competencias, asegurando que el plan de formación esté perfectamente alineado con los objetivos de la organización desde distintos puntos de vista (económico-financiero, comercial, ESG, etc.)
Diseño personalizado del plan de formación
Basado en el diagnóstico inicial, se diseña un plan de formación que incluye la selección de contenidos, metodologías didácticas adaptadas y la modalidad de impartición más efectiva (presencial, online o mixta); junto al cronograma anual, distribución del presupuesto o sistemas de evaluación, garantizando así la relevancia y viabilidad necesaria del plan de formación.
Implementación y gestión operativa
Si se pacta con el cliente, se puede producir una buena parte de liberación de los aspectos logísticos como la inscripción de los participantes, gestión de convocatoria, la provisión de materiales y recursos didácticos, aplicación de evaluaciones, etc., asegurando una experiencia de aprendizaje fluida y sin interrupciones.
Optimización de recursos
La externalización permite a las empresas optimizar sus inversiones en formación, accediendo a programas de alta calidad y a expertos en la materia sin necesidad de asumir los costes fijos asociados a la creación y mantenimiento de un departamento de formación interno.
Gestión de Bonificaciones de FUNDAE
Un aspecto clave es la gestión eficiente de las bonificaciones de FUNDAE, minorando el coste de la formación. Nuestro equipo experto asesora y gestiona todo el proceso, desde el análisis de la bonificación disponible hasta la puesta en marcha para su utilización, garantizando seguridad jurídica en este aspecto tan relevante en España.
Si el proveedor escogido es capaz de proporcionarnos todos los aspectos anteriores, es aquí donde entra la magia. Si, además, nos encontramos con un proveedor que no solo entiende de formación, sino que también dispone de un amplio catálogo de acciones formativas, desde universidades corporativas hasta sesiones de microlearning, esto ayuda a cualquier empresa a alcanzar mejores niveles de competitividad y eficiencia que, gestionado internamente y con pocos recursos, pueden parecen inalcanzables.
Es decir, la formación es mucho más que impartir conocimientos; es una inversión estratégica en el futuro de tu empresa. La externalización de la formación y desarrollo, con un enfoque bien pensado hacia la gestión de bonificaciones de FUNDAE y un abanico de soluciones formativas, no solo es un paso hacia la optimización de recursos, sino hacia la creación de un futuro donde no se produzca la pura supervivencia, sino la prosperidad.
Si esto es así, ¿por qué se produce en menor media de lo que sería deseable? No hablamos de los casos en los que existe un Director de Formación con un equipo, cuya principal función es la definición, desarrollo y gestión del plan de formación. En estos casos, solo puede ser una opción parcial el outsourcing del área.
¿Pero qué pasa con aquellas empresas en los que el departamento de recursos humanos tiene los recursos humanos muy ajustados y está centrado en cuestiones inmediatas y del día a día? En estos casos, aún existen resistencias a delegar un aspecto tan importante como la formación y el desarrollo de las personas, no solo porque se entienda que forma parte de las funciones del área, sino por miedos y preocupaciones legitimas y que analizamos a continuación.
Las preocupaciones habituales a la hora de externalizar la formación y el desarrollo
Entender y abordar los miedos de nuestros clientes es fundamental para AdelantTa, especialmente cuando se trata de la decisión de externalizar la formación y el desarrollo profesional. La externalización es una estrategia que, aunque ofrece numerosos beneficios, puede generar inquietudes. Un buen equipo externo de formación debe ser consciente de esos miedos y estar comprometidos a solventarlos, garantizando así una transición suave y una colaboración fructífera.
Entre los miedos más comunes a la hora de externalizar el departamento de formación se encuentran:
- Pérdida de control: Algunas organizaciones temen perder control sobre la calidad y el contenido de la formación al externalizar este servicio.
- Falta de personalización: Existe la preocupación de que los programas de formación no se ajusten lo suficiente a las necesidades específicas de la empresa o de sus empleados.
- Costes ocultos: La incertidumbre sobre la estructura de costes y el temor a posibles gastos adicionales no anticipados, no pactados ni deseados pueden ser motivo de preocupación.
- Integración con la cultura empresarial: Las empresas pueden temer que los proveedores externos no comprendan o no se alineen completamente con su cultura y valores corporativos.
- Resultados y ROI: La duda sobre si la formación externalizada proporcionará los resultados deseados y un retorno de la inversión satisfactorio es otra preocupación común.
En nuestra opinión, las mejores estrategias para solventar esos miedos serían las siguientes:
- Transparencia y colaboración en el control: En AdelantTa, mantenemos una comunicación abierta y constante con nuestros clientes para asegurar que mantienen el control sobre los aspectos críticos de la formación. Esto incluye no solo aprobaciones en etapas clave del diseño y la implementación del programa, sino un reporte mensual a modo de cuadro de mando del estado del plan de formación, de fácil lectura y comprensión por parte del cliente.
- Personalización profunda: Nuestro enfoque se centra en un diagnóstico detallado de las necesidades formativas para diseñar programas que sean genuinamente a medida, garantizando que se aborden las necesidades individuales y organizacionales. Muchas de las necesidades de las organizaciones en materia de formación son transversales, pero aún así, es importante realizar la personalización precisa a efectos de incrementar la validez y el compromiso de los trabajadores que asisten a la misma.
- Claridad en costes: Es importante ofrecer una estructura de costes clara y transparente desde el inicio. Todos los posibles gastos son comunicados de manera anticipada, evitando sorpresas o costes ocultos. La ética en las actuaciones con el cliente debe ser siempre un aspecto clave.
- Comprensión de la cultura corporativa: El proveedor debe esforzarse por comprender la cultura y los valores de cada empresa con la que trabaja, integrando estos aspectos tanto en los programas de formación para asegurar una alineación completa, como en la forma o estilo con el que se producen las actuaciones. El respeto por el código ético de la empresa, por ejemplo, debe estar impreso a fuego en todos los aspectos y actores que participan en el servicio.
- Enfoque en resultados y ROI: Siempre que sea posible, es conveniente medir la efectividad de los programas de formación mediante indicadores claros de nivel de reacción, aprendizaje, aplicabilidad y, en algunos casos, retorno de la inversión.
Una buena parte del éxito de una empresa que ayude con el plan de formación será su capacidad para superar estos miedos, transformándolos en confianza y resultados tangibles. La meta siempre debe ser establecer una asociación de confianza con los clientes, en la que la externalización de la formación se convierta en un motor de crecimiento y desarrollo, sin sorpresas ni compromisos incumplidos.
El equipo de expertos, más que entrar en una dialéctica puramente económica, debe estar preparado para guiar a cada organización a través de este proceso, asegurando una experiencia de externalización que no solo cumpla, sino que supere las expectativas.
La seguridad en la gestión de bonificaciones ante FUNDAE
Hoy en día en España, cualquier externalización del departamento de formación y desarrollo incluirá la gestión integral de todo lo relacionado con la bonificación ante FUNDAE, lo que representa un valor añadido significativo para las empresas.
Una entidad organizadora externa, como nuestra empresa AdelantTa – Empresa de Recursos Humanos, Selección y Formación, desempeña un papel crucial en la gestión de bonificaciones de FUNDAE, brindando confianza y seguridad a las empresas clientes en este proceso complejo. La gestión eficaz de estas bonificaciones requiere un conocimiento profundo de la legislación española en materia de formación para el empleo, así como de los diversos aspectos administrativos y contables implicados.
Existen, para las empresas, algunos problemas habituales en la gestión de bonificaciones:
- Complejidad de la Legislación: La legislación que regula la formación profesional para el empleo en España, incluida la gestión de bonificaciones de FUNDAE, puede ser compleja y estar sujeta a cambios. La Ley 30/2015, de 9 de septiembre, por la que se regula el Sistema de Formación Profesional para el empleo en el ámbito laboral, es un ejemplo clave de este marco legal.
- Errores administrativos y contables: La falta de precisión en la documentación o en el cumplimiento de los requisitos contables puede llevar al rechazo de la bonificación.
- Desconocimiento de plazos y procedimientos: El incumplimiento de los plazos establecidos para la presentación de documentación o para la realización de las acciones formativas puede resultar en la pérdida de la bonificación.
- Inseguridad sobre las decisiones de bonificación: Determinar qué cursos son elegibles para la bonificación y cómo pueden alinearse mejor con las necesidades formativas de la empresa puede no ser fácil sino se conoce a fondo el Sistema de Formación Profesional para el empleo.
- Problemas en la gestión de la RLT. Cuando se desconocen los procedimientos no es fácil enfrentarse a las no conformidades de la RLPT en caso de que se produzcan. Igualmente, en algunos casos, la negociación del plan se puede plantear en unos términos no adecuados para los intereses generales y conviene ser manejada por profesionales del área y de la gestión empresarial.
En definitiva, una empresa externa especializada nos puede aportar algunos aspectos que son importantes a la hora de gestionar las bonificaciones, que, en muchos casos, suponen una parte nada desdeñable dentro de nuestro presupuesto de formación:
- Expertise en Legislación: Normalmente, las empresas como AdelantTa – Empresa de Recursos Humanos, Selección y Formación cuentan con expertos en la legislación de formación profesional para el empleo, asegurando que la gestión de bonificaciones cumpla con todas las normativas vigentes, especialmente la Ley 30/2015. Este conocimiento permite guiar a las empresas a través del entramado legal, actualizando sus prácticas conforme a las últimas modificaciones legislativas, reales decretos y resoluciones del SEPE.
- Precisión administrativa y contable: La experiencia y atención al detalle mitigan los riesgos de errores administrativos o contables. La entidad organizadora se encarga de toda la documentación necesaria, desde la solicitud de la bonificación hasta la justificación del gasto, asegurando que todo esté en regla y debidamente presentado.
- Gestión de plazos y procedimientos: Otro aspecto clave en el que el proveedor puede ser más eficiente es a la hora de asegurarse de que todos los plazos y procedimientos sean cumplidos rigurosamente, evitando retrasos o incumplimientos que podrían afectar la elegibilidad para la bonificación.
- Asesoramiento sobre los cursos a bonificar: Es decir, asesoramiento personalizado para seleccionar los cursos más adecuados y alineados con las necesidades de la empresa, maximizando el uso de la bonificación disponible.
- Transparencia y comunicación constante: Es clave en todo el proceso una comunicación abierta y transparente con nuestras empresas clientes, proporcionando actualizaciones regulares sobre el estado de la gestión de la bonificación y cualquier cambio relevante en la legislación.
- Mejor manejo de las problemáticas con la RLPT: Una entidad organizadora efectiva gestiona los retos con la RLPT en la formación bonificada con conocimiento de la legalidad. Ante informes desfavorables o discrepancias sobre el plan de formación, es crucial entender el procedimiento ante la RLPT. La relevancia para la empresa de la formación propuesta es el aspecto más importante según nuestra legislación y las razones de los representantes de los trabajadores para oponerse están claramente definidas en la ley.
En resumen, la estrategia de externalizar el departamento de formación y desarrollo constituye un enfoque útil en la optimización de la inversión formativa y la garantía de una oferta educativa de elevada calidad, alineada con sus objetivos estratégicos.
La delegación integral, desde el análisis de necesidades hasta la gestión de las bonificaciones, también permite a las empresas que no disponen de recursos suficientes en el departamento de recursos humanos, liberarse de cargas operativas y administrativas, focalizando sus esfuerzos en sus actividades centrales.
Creemos que nuestra empresa, AdelantTa puede convertirse en un aliado estratégico para la externalización de la formación y desarrollo, aportando un granito de arena en un avance significativo en la competitividad y el crecimiento.
