Pymes y outsourcing del Departamento de Recursos Humanos: por qué es una buena solución

En el vertiginoso mundo empresarial actual, las pequeñas y medianas empresas (PYMEs) se enfrentan a numerosos desafíos para mantener su competitividad y rentabilidad. La gestión efectiva del capital humano se convierte en un aspecto crucial para el éxito de cualquier organización. Sin embargo, las PYMEs suelen enfrentarse a restricciones de recursos y a la falta de experiencia en la administración de sus departamentos de recursos humanos.

Si bien la externalización de recursos humanos es común en empresas de todos los tamaños, las pequeñas y medianas empresas (PYMEs) en España encuentran particularmente beneficioso externalizar estos servicios. Las PYMEs suelen tener que enfrentarse a limitaciones de recursos y experiencia interna, por lo que recurrir a proveedores externos les permite acceder a conocimientos especializados sin incurrir en gastos excesivos que puedan comprometer la viabilidad del negocio.

En este contexto, resulta fundamental comprender cómo la externalización del departamento de recursos humanos puede marcar la diferencia para las PYMEs, no solo en términos de eficiencia en la gestión del talento humano, sino también al reducir la carga de trabajo para los departamentos estratégicos o, en muchas ocasiones, para la propia gerencia.

Apostar por el outsourcing: dudas comunes

Según datos recientes, tras la pandemia, aproximadamente el 40% de los empresarios han considerado contratar servicios externos de outsourcing, especialmente en las áreas de recursos humanos y contabilidad. Esta tendencia demuestra la creciente demanda y el reconocimiento de los beneficios que puede ofrecer la externalización.

En España, la externalización de servicios de recursos humanos ha experimentado un crecimiento significativo en los últimos años. Según un informe de la consultora DBK, la demanda de estos servicios España registró un aumento del 5,6% en 2020, alcanzando un valor de aproximadamente 6.800 millones de euros.

Al considerar la externalización del departamento de recursos humanos, es común que jefes de área, directivos o la propia gerencia se enfrenten a diversas preocupaciones, que pueden variar según las necesidades y circunstancias específicas de cada empresa. Sin embargo, existen inquietudes comunes que suelen surgir en este proceso de toma de decisiones:

• Costes: Uno de los factores más relevantes a considerar es el impacto económico. Los gerentes de PYMEs pueden preocuparse por los costes asociados con la externalización, como los honorarios de la empresa externa o proveedor de servicios. Para evaluar adecuadamente esta preocupación, es fundamental realizar un análisis comparativo que permita determinar si los beneficios potenciales de la externalización superan los gastos adicionales.
• Control y confidencialidad: La externalización implica confiar aspectos críticos del negocio a un proveedor externo. Esto puede generar preocupación sobre la pérdida de control directo sobre las decisiones y la gestión de los recursos humanos. Por tanto, los gerentes deben evaluar cuidadosamente la capacidad del proveedor externo para mantener la confidencialidad de la información sensible y asegurarse de que existan mecanismos para mantener una comunicación clara y fluida.
• Ajuste cultural: Cada empresa tiene su propia cultura y valores únicos. Los gerentes pueden preocuparse por cómo una empresa externa se adaptará y comprenderá la cultura interna de la PYME. Es esencial establecer una relación de confianza y alinear los valores y la visión de ambas partes para garantizar una transición sin problemas y una colaboración efectiva.
• Experiencia y conocimiento del proveedor externo: Los gerentes pueden preocuparse por la capacidad y experiencia del proveedor externo en el campo de los recursos humanos. Para abordar esta inquietud, es esencial investigar y evaluar la reputación y el historial del proveedor, así como su conocimiento específico del sector en el que opera la PYME. Esto asegurará que la empresa externa tenga la experiencia necesaria para abordar los desafíos y oportunidades únicos que enfrenta la organización.
• Comunicación y colaboración: La comunicación efectiva y la colaboración estrecha son elementos fundamentales para el éxito de cualquier relación empresarial. Los gerentes pueden preocuparse por cómo se manejará la comunicación con el proveedor externo y si habrá una conexión sólida y una comprensión clara de los objetivos y necesidades de la PYME. Establecer una estructura de comunicación clara y frecuente desde el principio es esencial para abordar estas preocupaciones.

3 beneficios de apostar por el outsourcing

Apostar por el outsourcing del departamento de recursos humanos puede proporcionar a las PYMEs una serie de beneficios significativos:

Reducción de costes y maximización de recursos

La externalización permite a las PYMEs reducir los costes operativos asociados con la contratación y capacitación de personal interno especializado. Al eliminar la necesidad de contar con una infraestructura interna de recursos humanos, la empresa puede ahorrar en costes laborales. Además, el enfoque profesional del proveedor externo optimiza la gestión de los recursos humanos, maximizando la eficiencia y mejorando el rendimiento general de la empresa.

Acceso a expertise y conocimientos especializados

Las PYMEs suelen carecer de personal con experiencia y conocimientos especializados en la gestión de recursos humanos. Al externalizar este departamento, la empresa tiene acceso a un equipo de profesionales expertos que se mantienen actualizados sobre las últimas tendencias, legislación aplicable y mejores prácticas en recursos humanos. Su experiencia les permite ofrecer soluciones personalizadas y estratégicas que se adaptan a las necesidades específicas de la PYME. Esta adquisición de conocimientos especializados ayuda a la empresa a tomar decisiones informadas y a implementar prácticas de recursos humanos efectivas y actualizadas.

Enfoque en el núcleo del negocio y el crecimiento

La externalización del departamento de recursos humanos permite que los gerentes y empleados de la PYME se centren en las actividades centrales del negocio y en su crecimiento estratégico. Al transferir la responsabilidad de la gestión de los recursos humanos a un proveedor externo, la empresa puede liberar recursos internos y tiempo, lo que permite a los empleados dedicar más esfuerzo y energía a áreas clave como la innovación, la expansión de mercado y la mejora de la competitividad. Esto fomenta un enfoque más estratégico y ayuda a la PYME a alcanzar sus objetivos empresariales a largo plazo.

En resumen, la externalización del departamento de recursos humanos en una PYME puede brindar una reducción significativa de costes, acceso a expertise y conocimientos especializados, y la posibilidad de enfocarse en el crecimiento y el desarrollo del negocio. Al considerar estas ventajas, las PYMEs pueden tomar una decisión informada y beneficiarse de un enfoque más eficiente y efectivo en la gestión de sus recursos humanos.