Nuestra sociedad se encuentra en constantes cambios que afectan a todas las áreas de la actividad profesional (Competencias, Valores, Tecnología, Marco Jurídico y Económico, Procedimientos, etc.) y que por razones de supervivencia hacen importante que los empleados de cualquier empresa tengan una formación continua.

España no dispone de la obligatoriedad de presentar un Balance Social, como nuestra vecina Francia, en el que una empresa debe detallar la inversión en formación realizada en beneficio de su competitividad futura y del desarrollo de sus trabajadores.

No obstante, a estas alturas del siglo XXI, nadie duda de que un buen plan de formación es uno de los caminos para conseguir la tan deseada ventaja competitiva, ayudando a las organizaciones ante los inevitables cambios de escenario que se encuentran a lo largo de su vida como tales o potenciando de manera clave su expansión y desarrollo futuro. En la sociedad del conocimiento, las empresas saben hacer aquello que sus profesionales han aprendido y saben poner en práctica.

¿Qué empresas necesitan un plan de formación? La respuesta corta es: todas. Cuando se observan los datos de los informes anuales de la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo, no podemos afirmar que exista una autentica cultura de formación en las PYMES ni que la mentalidad de los Directivos y Empresarios españoles se proyecte, en la práctica, en una inversión sistemática en formación, al igual que sucede con otras áreas de la empresa, como ventas, tecnología, comunicación y marketing, …

No solo las empresas grandes o sectores muy volátiles como el tecnológico deberían hacer uso de un plan de formación. Tampoco deberíamos apostar solo por  puestos ejecutivos o mandos intermedios. También un trabajador administrativo o un operario necesitan seguir formándose en su trabajo. La formación es la que proporciona el “amueblamiento” necesario para que personas y empresas puedan adaptarse a los cambios, innovar, mejorar comportamientos organizacionales y construir una propuesta de valor más sólida y competitiva.

 

Beneficios de un plan de formación

Existen, en la práctica, tres tipos de planes de formación, en función de donde se pone el foco en cuanto al origen de la necesidad:

  1. Planes de Proyectos | Desarrollo – La necesidad nace de los proyectos futuros que va tener o que estima probables la organización. Generalmente es detectada por la Dirección de la compañía. La formación trata de anticiparse a la evolución del mercado o de los clientes. Son planes de formación orientados la pervivencia de la organización el tiempo y a su crecimiento.
  2. Plan de Alcance | Puesto – La necesidad surge del Gap o distancia existente entre las competencias técnicas y personales que requiere un determinado puesto de trabajo y las que realmente posee el profesional que lo desempeña. Este tipo de planes son muy necesarios en la mayoría de las organizaciones, especialmente cuando hay cambios de puesto o nivel. Favorecen a la empresa porque mantienen empleados competentes. Además, ahorran tiempo y dinero, agilizan la curva de aprendizaje y mejoran la productividad. También consiguen mantener alerta y motivado al trabajador, y son el camino para consolidar su futura progresión o ascenso.
  3. Planes de Expectativas | Motivacionales – Aquí la necesidad surge del profesional, que desea profundizar en su conocimiento de algún ámbito. A menudo, puede estar buscando una reorientación profesional dentro la empresa. Son motivadores y a veces tienen una componente de reconocimiento o premio. Para apostar por este tipo de planes, hay que dejar a un lado la idea  de que un empleado formado terminará por dejar la empresa y se perderá esa inversión. Si se fomenta la integración y su satisfacción, junto con la posibilidad de poner en juego los conocimientos adquiridos, no resulta del todo probable que se marche. Bien es cierto que la política retributiva, especialmente en lo relativo a su equidad externa es un factor importante en este proceso.

En los tres supuestos, siempre que se gestionen correctamente, debemos tener claro que un plan de formación anual es una buena inversión. La clave está en saber conjugar adecuadamente las expectativas de los profesionales con las necesidades generales de la organización y del puesto de trabajo.

 

Cómo hacer un plan de formación

Aunque no todas las empresas tienen las mismas necesidades, vamos a ver los pasos a seguir para hacer un plan de formación empresarial.

Análisis inicial

Antes de proponer un plan hay que diagnosticar en qué situación se encuentra la empresa, su entorno, objetivos, know-how, etc. El plan de formación debe estar vinculado al plan de recursos humanos, que a su vez nace de un implícito o explicito plan estratégico

Las empresas tienen una Misión, Visión, Valores y Comportamientos Clave, estén o no reflejados  en un documento. El comportamiento de las personas debe estar en consonancia con el comportamiento empresarial. El comportamiento necesario de la organización nace de la estrategia e influye en las competencias y habilidades que necesitan las personas.

Muchas técnicas de análisis inicial de necesidades obvian esta cuestión, preguntando solo a mandos intermedios, haciendo encuestas de necesidades de formación, etc. Un buen plan debe contemplar también el criterio de la Dirección y su visión del Entorno y el Intorno Organizacional. Preguntar solo a los trabajadores es motivador, como hemos visto, pero puede generar desviaciones notables y desaprovechar la inversión realizada.

Identificar soluciones

Hecho el análisis preliminar, hay que identificar los objetivos y necesidades de la formación. A partir de ahí, se produce el diseño de acciones formativas, colectivos implicados, duración, presupuesto, calendarización, financiación, etc.

Es decir, se comienza a elaborar el contenido concreto del plan de formación y la forma de ejecutarlo en el interior de esa organización concreta.

Si el proceso de alineación de intereses ha estado bien hecho, el plan irá dirigido a obtener mejoras concretas a corto, medio y largo plazo. Pensará en la evolución del empleado y en los posibles cambios del sector y la empresa.

Esta fase es la más elaborada. Requiere tiempo. Constituye la transición de la estrategia y los objetivos generales de la empresa a acciones formativas concretas en el tiempo, destinadas a cuestiones específicas en la formación de los trabajadores en una organización igualmente específica.

Implantación de la formación

La cuestión organizativa y logística no deja de ser importante y constituye una buena parte del trabajo de puesta en marcha de un plan de formación, especialmente porque influye en su buena aceptación por parte de todos los actores implicados en el mismo  ¿Cuántas personas recibirán la formación? ¿Dónde? ¿En qué formato (presencial, online, mixto…)? ¿Qué horarios? ¿Qué duraciones?¿En qué secuencia vamos a ejecutarlo en el año? ¿Vamos a utilizar bonificaciones disponibles para formación o no? ¿Qué porcentaje constituye de nuestro gasto en recursos humanos?  …

Aquí solo cabe decir que cada  empresa es distinta del resto. Es necesario pensar en las condiciones y situación de una organización en concreto para integrar el plan anual de formación: horarios, costumbres, estacionalidad, cultura de formacion en la empresa, etc.

Como ejemplo, por nuestra experiencia en localidades que viven de la actividad turística, sabemos que no es buen momento para ejecutar el plan de formación la temporada alta, debiendo reservar su ejecución a los periodos de menor actividad y fomentando que los profesionales se preparen para el siguiente ciclo.

Resultados

Para mejorar, hay que medir los resultados. Herramientas tradicionales como las encuestas, junto con controles de indicadores con el personal formado, detectarán la buena gestión, eficacia, rentabilidad y posibles mejoras.

Tradicionalmente se habla de evaluar el plan de formación desde tres ángulos:

  1. a) Evaluar la gestión. Medir el grado en que se ha ejecutado correctamente (Aulas, comunicaciones, asistencia, etc.)
  2. b) Evaluar la eficacia. Medir tanto el buen nivel de reacción de los participantes en las acciones formativas, como la consolidación de los aprendizajes y su transferencia al puesto de trabajo. Tenemos que señalar que la FUNDAE ya considera de obligado cumplimiento la medición del aprendizaje en las distintas acciones formativas bonificadas realizadas por una organización desde el año 2019.
  3. c) Evaluar la rentabilidad. El gran objetivo, el ROI. A lo largo de los años, hemos realizado proyectos donde nos ha resultado fácil medir la rentabilidad (Inversión en formación vs. beneficio obtenido).

A veces, es posible disponer de KPIs (indicadores) claros con los que comparar el gasto realizado (Ejemplos.- mejora de márgenes, disminución de devoluciones, cifra de ventas, quejas resueltas satisfactoriamente, mejora del clima laboral, disminución de rotación externa de trabajadores, etc.). No siempre se puede y, siendo rigurosos, la mejora de los resultados empresariales depende de más factores que la formación. En la mayoría de los proyectos donde se interviene con formación, suele tomarse en paralelo otras decisiones (tecnológicas, procesos, recursos, etc.) que ayudan en la gestión de un posible cambio.

En la mayoría de los casos es una buena idea que una empresa de consultoría externa se pueda encargar de diseñar e implantar los planes de formación. Al hacerlo, la empresa delega un trabajo que le quitaría mucho tiempo, además de contar con profesionales con una metodología para su elaboración y ejecución.

En conclusión, diseñar un buen plan de formación para tus trabajadores es una inversión de futuro que marcará un punto de inflexión en el progreso de tu empresa y que es una condición necesaria para seguir siendo competitivo.

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