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Hay algunas ocasiones en las que una empresa necesita ayuda externa para afrontar una nueva etapa. Por ejemplo, cuando crece mucho en poco tiempo, tiene que afrontar una adquisición o fusión, o necesita tomar decisiones estratégicas, como la entrada en un nuevo mercado. Un caso habitual es la puesta en marcha de un nuevo departamento o la profesionalización de uno existente.
El área de recursos humanos no es ajena a esta realidad. Cada vez más habitual buscar apoyo en terceros para el desarrollo de ciertas tareas o funciones: selección de personal, políticas retributivas, formación, diseño de rutas profesionales, relaciones laborales y negociación colectiva, expatriación, desarrollo directivo y cultura organizacional, etc. A veces, esta externalización tiene un carácter estratégico y a veces es simplemente operativa, aunque lo deseable es una situación intermedia, dónde se abordan ciertas decisiones clave y se llevan a cabo también las funciones del departamento a modo ejecutivo.
Para estas y otras situaciones similares se hace uso del Outsourcing o del Interim Management. En el caso del departamento de gestión de personas se suele hablar de HRO (Human Resources Outsourcing) o de Externalización del Departamento de Recursos Humanos.
Veamos las características de cada una de estas dos soluciones y sus ventajas.
Qué es y para qué sirve el Outsourcing
Esta palabra inglesa significa subcontratación y hace referencia a cuando una empresa subcontrata una tarea concreta o un departamento completo, por un tiempo limitado. Las empresas o consultoras que prestan servicios de Outsourcing realizan tareas definidas y trabajan por proyectos u objetivos. Normalmente se establecen unos SLA (Service Level Agreement) o KPIs (Key Performance Indicators) que permiten ir valorando el desarrollo de la actividad externalizada.
Muchas Pymes no pueden soportar la contratación de más personal permanente, así que hacen uso de consultoras de Outsourcing especializadas para momentos puntuales del tiempo, que les mejoran sus procesos en un área, les ofrecen recursos suficientes para llevarlos a cabo y, a menudo, mejoran el resultado en términos de ROI (Retorno de la Inversión)
Ventajas del Outsourcing del Departamento de Recursos Humanos
La consultora o empresa especializada realiza funciones que normalmente no forman parte de las actividades de la empresa, así que una de las razones de contratarla es ser competitivos y disponer de la totalidad de funciones de un departamento gracias a los recursos que el proveedor ofrece.
Se trata de contar con unos expertos para el desarrollo de tareas de los que puede no ser necesario disponer a tiempo completo, pero de los que si se tiene que hacer uso a tiempo parcial en ciertos momentos (Ejemplo.- Una situación de búsqueda y selección de un profesional. No es necesario tener una persona en plantilla especializada en selección de personal durante todo el año, pero habrá momentos del ejercicio en que sea necesario realizar este trabajo para la organización).
El uso de recursos técnicos y humanos en su justa medida, también puede conllevar un ahorro económico, ya que los costes del Outsourcing son menores que los de un departamento completo sobredimensionado para las necesidades de la organización.
Por otro lado, se puede producir una evolución en el tiempo en el acuerdo con el proveedor. Imaginemos que un momento determinado es más necesario que el proveedor de HRO apoye en procesos de selección y en otro ejercicio la necesidad estratégica está en valorar los puestos de trabajo. Finalmente, los contratos suelen establecer una cláusula en la que si el proveedor deja de resultar necesario, se pueden extinguir bajo con la cantidad y plazos pactados, que siempre será menor que los gastos de finiquitos o indemnizaciones por despidos.
Qué es el Interim Management
El Interim Management es un servicio similar al Outsourcing, pero hace referencia a la contratación de una figura que acude a la empresa a tiempo total o parcial, el Interim Manager o gestor interno. La diferencia con un consultor es que posee función ejecutiva y puede tomar decisiones de gestión. Los Interim Managers suelen ser directivos y perfiles sénior de distintas áreas, con experiencia en entornos nacionales y multinacionales complejos. Y se les contrata temporalmente para tareas de dirección y organización. Son una excelente opción para dotar de profesionalidad a la PYME.
Un Interim Manager tiene que ser un experto en su área, con muchos años de experiencia. Debe haber trabajado con otras empresas en la función que va a acometer y conocer los problemas a los que se enfrenta la empresa contratante en ese preciso momento dentro de su evolución.
Papel del Interim Manager en la Dirección de Recursos Humanos
¿Cuándo se necesita un Interim Manager? Hay muchas posibles situaciones que generen la necesidad de contratarlo. Por ejemplo, cuando hay que tomar una decisión estratégica en la compañía. Como ejemplos, reducir plantilla o reorientar los perfiles de la organización.
Existen dos tipos de situaciones en la Dirección de Recursos Humanos donde la figura del Interim Manager resulta clave. La primera, en la definición de políticas estratégicas en función del negocio (Política de Selección, Contratación, Rotación, Retributiva, Expatriación, etc.). La segunda, en la gestión de conflictos y situaciones del día a día dónde es necesaria la presencia total o parcial de un profesional (Negociación colectiva, conflictos entre áreas o departamentos, situaciones de malestar continuado en la plantilla, problemáticas derivadas de un crecimiento exponencial, etc.)
El perfil del Interim Manager experto es especialmente útil en Pymes que necesitan un gerente o directivo para que se quede al frente de la empresa o de un departamento concreto como el caso de recursos humanos.
Beneficios del Interim Management en Dirección y Gestión de Recursos Humanos
La firma que contrate un Interim Manager busca efectividad, experiencia, calidad y compromiso. A diferencia del Outsourcing, la ventaja del Interim Management es la presencialidad total o parcial en la empresa. Lo ideal es que la figura del Interim Manager esté acompañada de una empresa que realiza la ejecución de trabajos concretos, aunque tampoco es infrecuente que se deleguen en la consultora labores de dirección y planificación, siendo el personal de la empresa quien ejecuta los trabajos.
- El Interim Manager aporta valor con su experiencia y habilidades para organizar y solucionar. Es muy efectivo porque una parte de su retribución depende de la consecución de objetivos.
- El tiempo de incorporación puede estar acotado y no existe miedo a disponer de un recurso sobrecualificado de forma permanente. Se consigue una rápida y pragmática solución a la necesidad temporal más o menos larga de la empresa. En algunos casos, se decide incorporar a esta figura en plantilla, de forma pactada con el proveedor, transcurrido un periodo de tiempo.
- Se aporta experiencia y conocimientos elevados, generalmente adquiridos en empresas de primer nivel, lo que supone un gran impacto en la productividad.
- Al no pertenecer a la empresa, los Interim Managers ofrecen objetividad e imparcialidad. Ponen los intereses de la empresa por encima de las afinidades históricas o de grupos concretos dentro de la empresa cliente.
- A pesar de tener un papel temporal en la empresa, desempeñan sus labores con responsabilidad y compromiso y su interés principal es el éxito de su trabajo.
La mejor opción
Entonces, ¿cuál es la mejor opción, el Outsourcing o el Interim Management?
En realidad son soluciones complementarias y que pueden ir unidas. En Recursos Humanos es una excelente opción disponer de un Interim Manager que vaya una o dos veces en semana a la empresa, y que esté apoyado por una compañía consultora que le presta servicio en el desarrollo de las funciones propias del departamento (Administración de Personal, Relaciones Laborales, Búsqueda y Selección, Formación, Política Retributiva, Rutas Profesionales, Cultura y Clima Laboral, Experiencia del Empleado, etc.)
La opción más interesante es la posible subcontratación de una consultora que, a su vez, aporte un directivo para que coordine todos los aspectos. Todo dependerá de la envergadura del proyecto o proceso al que se haga frente. La respuesta depende del caso concreto de cada empresa. Los beneficios de ambas soluciones son evidentes, pero quizás la mejor opción sea unificar las dos alternativas, o combinarlas en su justa medida.
