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Para la mayoría de las empresas resulta necesario que sus trabajadores realicen sus tareas lo mejor posible y de la forma adecuada, con el fin último de maximizar la influencia del factor humano en la productividad general.
Hacer las cosas mal tiene un coste importante, el coste de la baja calidad. Obtener un buen resultado, pero a través de un proceso incorrecto, excesivamente laborioso o lento, produce despilfarro de recursos y tiene el coste de la baja productividad.
Es fundamental que los colaboradores comprendan ambas cuestiones. Es decir, algo clave en la práctica empresarial y en trabajo individual, comprender la diferencia entre eficacia y eficiencia.
Conceptualmente es sencillo, pero en la práctica resulta a veces difícil de diferenciar. Las empresas están llenas tanto de trabajadores chapuceros que hacen las cosas mal como de trabajadores que hacen las cosas muy bien, pero se eternizan. Todos hemos sufrido compañeros de uno u otro tipo. Ambos tienen un impacto muy negativo sobre la cuenta de explotación, especialmente en las pymes.
Debemos dar por sentado el primer paso y quizás el más importante para conseguir tanto la eficacia como la eficiencia, que no es otro que contar con personal adecuado.
A partir de ahí, y para mejor ambos, debemos apoyarnos en la evaluación del desempeño.
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¿Cuál es la diferencia entre eficacia y eficiencia?
La eficacia y la eficiencia son dos piezas fundamentales para conseguir la tan ansiada productividad empresarial. Por ello, no podemos trabajar en la productividad sin conocer e influir en el desempeño de los profesionales en lo relativo a su eficacia y eficiencia.
Como hemos dicho, no es lo mismo que un trabajador sea eficaz, que sea eficiente o que se trate de un trabajador eficaz y eficiente a la vez, un auténtico mirlo blanco.
Ambos términos están relacionados con la consecución de unos objetivos determinados, pero, mientras la eficacia se refiere a la consecución de las metas dentro de un tiempo señalado, la eficiencia consiste en conseguir esos mismos fines utilizando la menor cantidad de recursos posible. Así, mientras la eficacia se centra en si el impacto fue conseguido, la eficiencia analiza si el impacto generado justifica el coste de la acción, es decir, una acción eficiente utiliza el menor número de recursos posible, siendo, por tanto, menos costosa.
La diferencia entre unas personas y otras en su capacidad para administrar adecuadamente el tiempo y los recursos es muy significativa. Es difícil encontrar profesionales, además, que sepan medir intuitivamente el ROI que van a tener sus acciones y gasten el tiempo en aquello que deben hacerlo, dedicando menos recursos y esfuerzo a cuestiones que no van a generar productividad o, lo que es peor, ningún resultado significativo para la empresa.
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¿Cómo medir la eficacia y la eficiencia?
Para medir tanto la eficacia como la eficiencia, se utilizan distintos métodos basados en fórmulas matemáticas. Así:
- Eficacia = Resultado alcanzado x 100 / resultado previsto. En todo caso, el resultado será un porcentaje, el cual podremos valorar en función de una tabla de percentiles, de manera que, según el porcentaje obtenido, le otorgaremos una puntuación entre 1, muy ineficaz, y 5, muy eficaz.
- Eficiencia = (Resultado alcanzado / Coste real) x Tiempo invertido / (Resultado esperado / Coste estimado) x Tiempo previsto. De esta fórmula obtendremos un valor que, sometido a una escala, permite valorar el grado de eficiencia, considerando ineficientes aquellos resultados inferiores a 1, eficientes los iguales a 1 y muy eficientes aquellos resultados por encima de 1.
Esta medición permite ajustar los objetivos de la empresa, así como los costes y el tiempo. También nos ayuda a la mejora de la competitividad.
Pero, sobre todo, es muy útil conceptualmente para realizar la valoración del desempeño, la cual nos permite conocer el grado de consecución de objetivos de cada empleado y, así, diseñar planes de formación, organización o promoción a la medida de nuestra plantilla.
Los KPIs o Indicadores de rendimiento del trabajador pueden hacer referencia a muchos parámetros relacionados con cualquiera de los dos conceptos (impacto de los resultados, consecución de objetivos, optimización del uso de recursos, tiempos de ejecución, desviaciones respecto a costes previstos, etc.).
Es cierto que cuanto más elevada es una posición, más se puede mover en marco de indefinición, sin estar sujeta a indicadores constantes. Aun así, todas las posiciones deberían tener claro cual es el impacto esperado en la organización (su eficacia) y la rentabilidad de ese impacto (más relacionado con la eficiencia)
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Encontrar el punto de equilibrio: efectividad
Es posible que, a la vista de las diferencias entre eficacia y eficiencia, nuestro primer pensamiento sea inclinarnos por una de las dos opciones o darle prioridad a uno sobre el otro. No obstante, esta elección no es necesaria, sino que podemos buscar el equilibrio perfecto a través de la búsqueda de un sistema de trabajo que posibilite tanto la minimización de recursos como el cumplimiento de los objetivos.
Entra en juego aquí el concepto de efectividad, que es precisamente el equilibrio entre la capacidad de conseguir el máximo trabajo previsto con el menor número de recursos posibles.
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Conclusiones e implicaciones en la evaluación de desempeño
Como hemos visto, a la hora de realizar una evaluación de desempeño, es importante tener clara la diferencia entre eficacia y eficiencia, pilares de la productividad empresarial.
Cualquier evaluación de desempeño bien realizada debería incluir indicadores cuantitativos y añadir indicadores cualitativos, probablemente más relacionados con la puesta en juego de las competencias adecuadas para conseguir los resultados. Es decir, con el cómo hacemos las cosas (orientación al cliente, orientación a resultados, trabajo en equipo, comunicación, etc.)
Para que una organización funcione bien es importante conseguir el fin cuantitativo en términos de eficacia y eficiencia, pero no de cualquier forma, sino con los medios y conductas adecuadas. El fin no justifica los medios, por más que Maquiavelo no esté de acuerdo con nosotros.
Una vez comprendidas las diferencias, podremos realizar una medición adecuada, y, con ella, diseñar las medidas de actuación idóneas para su mejora, de cara a encontrar un equilibrio que nos permita alcanzar la productividad.
Desde www.adelantta.com hemos implantado numerosas evaluaciones de desempeño, mejorando los resultados de las organizaciones y consiguiendo alinear las conductas de las personas no solo con los resultados empresariales sino con la cultura adecuada y sostenible en el tiempo.
