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Uno de los primeros básicos para dedicarse a Recursos Humanos es aprender a calcular los costes de personal. De todos los costes unitarios que puede tener una empresa, uno de los más importantes suele ser el coste para la empresa del trabajador.
No resulta muy popular decirlo, pero las personas suelen ser el mayor gasto al que tiene que hacer frente una empresa, aunque, por supuesto, esto no opera para todas las empresas. Mientras que en distribución minorista nos encontramos con que la masa salarial puede situarse en un 15 % de la facturación, en empresas de servicios es habitual que oscile entre el 40% y el 80 % dependiendo de la naturaleza del servicio prestado.
En algunos negocios podemos considerar que los trabajadores que entran dentro de la categoría de coste necesario e inevitable. En otros muchos, por fortuna, las personas son una inversión.
Cualquier empresario con cierto criterio, sabe que conocer los costes que tendrá que asumir es clave para saber si la empresa podrá ser rentable y qué nivel de ingresos tendrá que alcanzar. Es importante realizar este cálculo meticulosamente.
Este post es meramente introductorio para ayudar a reflexionar a los más neófitos y enfrentarle a la realidad de la gestión.
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¿Cuál es el coste real de un trabajador?
Aunque cuando pensamos en el coste de un trabajador automáticamente nos viene a la cabeza el sueldo, este no es coste para la empresa. Calcular el coste-hora por trabajador para la empresa implica algo más que el salario, si bien es cierto que la retribución del empleado se llevará el mayor protagonismo en esta partida de gastos.
Los profesionales de recursos humanos lo tenemos claro, pero para otro tipo de lectores es importante alertar sobre el hecho de que lo que percibe el trabajador tiene poco que ver con el gasto que este le genera a una empresa.
Uno de los errores más comunes es pensar que el gasto de la empresa no coincide con lo que recibe el trabajador. El empleado solo recibe una parte de la cantidad que desembolsó la empresa. Hemos de sumarle las cuotas a la seguridad social y el IRPF, los gastos de contratación, de material, indemnizaciones, formación, curva de aprendizaje, bajas, absentismo, espacio de trabajo adecuado, equipos, seguros, y un largo etcétera que muchas veces no es suficientemente percibido ni contemplado.
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¿Cómo calcular el coste total de un trabajador para la empresa?
Las tres partidas fundamentales que determinan el coste de un trabajador, a las que luego se añaden otras.
- El salario bruto, que suele suponer en torno al 60-65 % del coste total
- Los seguros sociales (las cuotas de la seguridad social del trabajador), que suelen suponer en torno al 20-25 %,
- Otros gastos, que incluyen las indemnizaciones, la formación, las prestaciones sociales, los procesos de selección, la gestión administrativa, los equipos y el lugar de trabajo entre otros, que ascenderían al 10-15 % de los gastos totales por trabajador.
Para realizar este cálculo debemos estar a lo dispuesto en el convenio colectivo aplicable, donde se establecerá el salario base y sus pluses, a partir de los cuales podremos calcular el coste de los seguros sociales. Debemos tener en cuenta que hay empresas que tienen innumerables conceptos salariales.
Los gastos en selección y formación, así como las prestaciones sociales que cada empresa elija ofrecer a su plantilla, dependen de cada empresa, pero en cualquier caso deben de ser tenidos en cuenta para efectuar un cálculo real del coste de empresa del trabajador.
Hemos de tener en cuenta las necesidades de material y de espacio que necesitamos por cada trabajador. Esto es importante a la hora de decidir el tamaño de la plantilla, y también cuando nos planteamos una ampliación, ya que debemos valorar cuál será el coste de añadir un empleado más, tendiendo siempre en cuenta si necesitaremos, por ejemplo, una ampliación del centro de trabajo o la compra de nuevas herramientas, y contraponer el gasto al posible incremento del beneficio.
No es baladí para un responsable de recursos humanos comprender bien la cuenta de explotación de su empresa y saber cual debe ser la facturación necesaria por cada empleado adicional o el nivel de margen bruto necesario a generar.
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¿Cómo ahorrar en el coste por trabajador?
Hay determinados pagos que no pueden ser esquivados, como es el salario y los seguros sociales.
Debemos señalar que hay cinco cuestiones que elevan sustancialmente el coste de un trabajador a medio plazo:
- Las indemnizaciones por despido
- La realización de procesos de selección
- La baja productividad de un trabajador en su etapa de aprendizaje y adaptación a la empresa
- Las bajas laborales
- La inadecuación persona-puesto
Por ello, una forma de disminuir el coste medio por empleado a largo plazo es la adecuada inversión en recursos humanos y en prevención de riesgos laborales.
Aunque hay modelos que se basan en la rotación de trabajadores para evitar la existencia de pasivo laboral, la contratación de trabajadores a largo plazo evita el gasto en indemnizaciones, en selección y captación de talento y también aumenta los niveles de productividad, al reducir esos períodos de adaptación que necesita un trabajador cada vez que se inicia un nuevo contrato.
Por ello, invertir en un buen proceso de selección evitará tener que repetirlo periódicamente, así como elegir personal cualificado o con aptitudes idóneas para el puesto reducirá posteriores gastos en formación.
Por otra parte, adoptar unas adecuadas medidas de prevención de riesgos laborales nos ayudará a reducir y prevenir los accidentes y las bajas por accidente o enfermedad profesional.
En resumen, a la hora de calcular el coste empresarial del trabajador, debemos tener en cuenta todos los factores que rodean la contratación y el día a día del trabajador, que van más allá del pago de un salario. Si queremos realmente controlarlo, debemos pensar a medio plazo y con cierto nivel de perspectiva.
