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Un plan de acogida empresarial es aquella planificación previa destinada a la correcta incorporación de un nuevo empleado dentro de la organización. Este plan se suele impulsar desde el departamento de Recursos Humanos y el objetivo principal que se persigue es facilitar, sobre todo, la adaptación del nuevo profesional a su empresa, entorno social y puesto de trabajo.
Es importante que las empresas tengan un buen plan de acogida para nuevos empleados porque el empezar una nueva etapa laboral lleva consigo ciertos miedos, nervios e incertidumbres. Asimismo, no hay segundas oportunidades para primeras impresiones, por lo que el plan de acogida debe ir más allá de un mero manual de bienvenida. Diversos estudios han demostrado que los efectos de un mal plan de acogida perduran durante años, influyendo negativamente en el rendimiento del trabajador no solo a corto, sino también a medio y largo plazo.
Se le debe transmitir al nuevo empleado la cultura y valores de la empresa, presentarle a sus compañeros, así como explicarle los aspectos más importantes de funcionamiento interno para que, poco a poco, se vaya sintiendo identificado con la organización, el equipo y sus objetivos comunes.
A continuación, desglosamos algunos de los puntos más importantes para la elaboración de un buen plan de acogida para los nuevos empleados:
Integrar al nuevo talento con información general de la organización
Es importante que la integración de la nueva persona se haga con calma y buena letra. Antes de dejarlo en su nuevo puesto debe conocer la empresa para la que va a trabajar. Como comentamos antes, hay que comunicarle la filosofía de la organización, sus valores, misión y visión, objetivos, las políticas, su labor concreta bien encuadrada, permisos retribuidos, medidas implementadas en materia de recursos humanos, vacaciones que le pertenece, convenido de referencia si desea consultarlo, etc.
La idea es que el nuevo empleado esté correctamente informado y que pueda resolver cualquier duda o inquietud con las personas que le apoyen en esa integración.
Plan personalizado en relación a su puesto de trabajo
Los planes de acogida deben ir personalizados dependiendo de las funciones que vaya a desempeñar cada persona dentro de la empresa. Es muy conveniente darle al nuevo empleado su Job Description (Descripción de su puesto de trabajo), dónde queden claras sus responsabilidades y funciones generales. Se debe abordar con él de manera sincera en que funciones se siente más cómodo y en cuáles cree que va a necesitar más apoyo hasta dominarlas por completo. Aunque el nuevo trabajador proceda de un puesto similar en otra organización, la forma de desempeñarlo en nuestra tendrá sus particularidades y el plan de acogida debe ir dirigido a cubrir ese gap, acelerando en lo posible la curva de maduración en el nuevo puesto.
Presentar a la plantilla al nuevo empleado y acogerlo como uno más
Hay que presentar al equipo con el que va a estar trabajando, pero también al resto de la empresa y las instalaciones. Lo recomendable es que en dicha presentación cada persona hable un poco de sí mismo y lo que hace, esto ayudará a que el nuevo empleado se vaya sintiendo más cómodo e integrado. Cuando la organización sea muy grande para esto, puede ser conveniente un vídeo de acogida general, en el que conozca a los principales directivos y responsables de las distintas áreas de la organización. Se trata de ubicarle en un contexto social que para él es nuevo.
Designación de un mentor
Esto no lo hacen muchas empresas. Es algo muy favorable porque ayuda a integrar plenamente al nuevo trabajador. Este mentor tendrá la tarea de enseñarle cosas sencillas, por ejemplo, donde se encuentran los aseos, la sala de fotocopias o indicarle dónde debe ir para cierto trámite. Si está bien escogido, le ayudará a crear un vínculo social con la compañía, presentarle otros miembros de la empresa, introducirle en la cultura informal de la organización, etc.
Formación de Acogida
La formación es otra de las partes más importantes de un plan de acogida para nuevos empleados, sobre todo para tengan en conocimiento cómo son los procesos de trabajo y las herramientas que utilizan para llevarlos a cabo. El nuevo profesional viene con su background, pero hay muchos aspectos del modo de funcionamiento de la nueva organización que desconoce. Hay que formarle adecuadamente y a la mayor brevedad posible. Esta formación puede ser en modalidad elearning o presencial, pero resulta imprescindible para evitar errores futuros. En grandes organizaciones no es infrecuente que un trabajador desconozca como funciona una determinada herramienta años después de su incorporación.
Igualmente, en este punto también hay que poner a su disposición las herramientas de comunicación y tutorización interna para que puedan gestionar y consultar lo que necesiten.
Seguimiento a medio plazo
Un plan de acogida no empieza y termina el primer día, sino que se prolonga. Por lo general, se recomienda hacer alguna entrevista de seguimiento al nuevo empleado después de sus primeros seis meses de trabajo. De esta manera, la empresa podrá observar cómo ha evolucionado y qué necesita para seguir motivado con su trabajo y retener su talento.
En definitiva, integrar nuevos empleados en la organización implica la realización de un buen plan de acogida; gracias a él, conseguiremos que los resultados esperados del puesto comiencen a verse cuanto antes, redundando en la productividad y clima laboral del resto de la plantilla.
