Cómo realizar una auditoría de todas las áreas de recursos humanos

Como es nuestra tónica habitual, ponemos el foco en la importancia de los Recursos Humanos en el crecimiento de una compañía. A nadie se le escapa que, más allá del grado de tecnificación de una empresa, son las personas las que hacen funcionar las organizaciones y trabajan arduamente en cumplir los objetivos.

Sin embargo, tampoco podemos obviar que, tan importante como medir nuestras acciones dentro del departamento o área en la que trabajamos es tener una visión global del funcionamiento general de nuestra organización. Por tanto, las auditorías de recursos humanos son una parte indisoluble de la tan conocida medición de KPIs a nivel general.

Una auditoría de Recursos Humanos es un procedimiento por el que se estudian, analizan y evalúan todos los procesos asociados a la gestión de personas en una organización. Su principal objetivo es extraer datos objetivos que permitan detectar posibles áreas de mejora y comprobar que la organización funciona correctamente tanto en sus procesos de gestión de personas como en lo relativo al cumplimiento legal en materia de relaciones laborales.

Cualquier ejemplo de auditoría de Recursos Humanos pone de manifiesto que esta nos ayuda a diagnosticar cómo se gestiona el talento en nuestra empresa. No en vano, gracias a ella podemos obtener una información muy valiosa que nos permitirá seguir mejorando procedimientos y procesos para ayudar a crecer a nuestra organización y convertirnos en un auténtico Business Partner.

Qué debe incluir una auditoría de recursos humanos

Como norma general, durante el proceso de auditoría se revisan varios aspectos de la gestión de personas dentro de la organización, como las políticas de contratación, los planes de formación y desarrollo para los empleados, los procesos de onboarding, el modelo organizativo, las políticas de retribución o la evaluación del desempeño, entre otras muchas cuestiones.

Adicionalmente, un estudio en profundidad de la gestión de personas en una organización puede contemplar la evaluación del clima laboral y la cultura organizacional.

Si lo que queremos es auditar todas las áreas del departamento de Recursos Humanos es importante prestar atención a los siguientes elementos:

Políticas y prácticas de RR. HH.

Su revisión permite asegurarnos de que se encuentran en sintonía con la normativa laboral vigente y con una gestión moderna del talento en la organización acorde. Algunos aspectos se ven muy condicionados por el marco normativo vigente en cada momento (contrataciones, formación obligatoria, procesos de extinción, perspectiva de género, etc.). 

Procesos básicos en el ciclo de vida del trabajador

Desde aspectos relacionados con la marca empleadora, la política y proceso de selección, el proceso de aterrizaje y onboarding, la gestión de hitos clave en la carrera profesional, la política de salida y extinción de la relación laboral o la política relacionada con igualdad en la empresa.

Gestión del desempeño propiamente dicha

Al evaluar la política, el procedimiento de aplicación y las herramientas empleadas sabremos si ésta es capaz de potenciar el rendimiento de los trabajadores realmente o es excesivamente arbitraria o discrecional.

Responsabilidad Social

La auditoría de Recursos Humanos, por ejemplo, también puede revelar si la empresa se organiza de manera ética, inclusiva y coherente con los valores corporativos.

Retribuciones

Analizar su estructura es clave para determinar la competitividad de la empresa en relación con la industria y el mercado laboral. También es básico analizar aspectos de equidad interna en las retribuciones en función de nuestro modelo organizativo. Es conveniente verificar que existe una adecuada valoración de los puestos de trabajo, con criterios de objetividad, adecuación y totalidad.

Planificación de la fuerza laboral

Examina si la empresa dispone de suficientes empleados capacitados para desempeñar los objetivos que pretende alcanzar. Es el análisis del enlace de las personas con la visión futura de la organización.

Registros de RR. HH

En un buen ejemplo de auditoría de recursos humanos no puede faltar el análisis de estos registros. Al fin y al cabo, resulta imprescindible para asegurarnos de que éstos se mantienen correctamente y cumplen con la legislación que resulte aplicable. Algunos son auténticos quebraderos de cabeza, como sucede con el registro salarial o el registro retributivo, cuando las organizaciones no se ajustan fácilmente al espíritu de las leyes.

Programas de formación y desarrollo de los trabajadores

La auditoría estudiará que sean acordes con las necesidades de la empresa y adecuados para fomentar el crecimiento de los empleados y la organización. La propia legislación relativa a FUNDAE contempla que la formación debe estar relacionada con las necesidades generales de la organización, si bien no siempre no siempre se cumple está circunstancia, tanto por presiones como por inercia. Es importante analizar en este contexto también el método que la organización tiene para el desarrollo de competencias profesionales y su vinculación a posibles planes de carrera, siempre, especialmente en empresas con tamaño suficiente y posibilidad de articularlos.

Cuándo es recomendable realizar una auditoría completa de Recursos Humanos

Generalmente, se recomienda realizar una auditoría de recursos humanos al menos una vez al año. De este modo, podemos determinar si las políticas de recursos humanos que tiene implantada la organización están en vigor y continúan siendo efectivas para el cumplimiento de los objetivos marcados, especialmente aquellas que afectan a nuevas legislaciones en el ámbito laboral.

Del mismo modo que con la auditoría organizativa, los cambios estructurales en la empresa constituyen otro momento en el que es necesaria realizar una auditoría de recursos humanos para que la estructura de fuerza laboral sea coherente con el nuevo escenario y responda a los nuevos retos que aparecen en el horizonte.

En este sentido, tres pueden ser las causas más comunes en las que es recomendable realizar esta auditoría:

• Por fusión o adquisición: cuando dos organizaciones se fusionan o una adquiere a otra, es importante llevar a cabo una auditoría de recursos humanos para evaluar las políticas y prácticas de ambas organizaciones y determinar cómo se pueden integrar de manera efectiva.
• Por cambios significativos en la dirección o estructura organizacional: si una organización ha experimentado cambios significativos en su dirección o estructura, la auditoría nos permite evaluar si las políticas y prácticas de recursos humanos siguen siendo efectivas y apropiadas.
• Por problemas específicos de recursos humanos: si la organización ha experimentado problemas en áreas específicas de recursos humanos, como el reclutamiento, la retención o el rendimiento, es importante llevar a cabo una auditoría para evaluar las políticas y prácticas relacionadas con esas áreas y determinar cómo se pueden mejorar.

Claves para realizar una auditoría de todas las áreas de recursos humanos

1. Decidir quién llevará a cabo la auditoría de recursos humanos. Si bien la auditoría puede realizarse a nivel interno dentro de la empresa, siempre es conveniente dejarla en manos de un auditor externo para lograr la máxima objetividad posible.
2. Establecer claramente qué objetivos se quieren lograr con ella. Algunos de ellos pueden ser: medir el desempeño, evaluar el cumplimiento normativo, asignar eficientemente los recursos o introducir futuras mejoras. Dependiendo de cuáles sean estas metas, procederá escoger un tipo de auditoría u otro. Si nos centramos en la auditoría completa, debemos establecer objetivos claros para cada área de estudio.
3. Determinar qué clase de auditoría se realizará. La auditoría puede abarcar diferentes campos, como cumplimiento legal, contrataciones, seguridad, políticas de empresa, salario y jornada laboral, programas de desarrollo profesional, etc. También deberá especificarse si se quiere realizar un análisis comparativo, retrospectivo, estadístico o por objetivos.
4. Recopilar datos. La auditoría de recursos humanos propiamente dicha comienza cuando se recopila información relativa a la empresa (contratos, prácticas, procesos, etc.). Conviene tener presente el porqué de la auditoría, pues será éste el que determine los datos que vamos a procesar y la forma de recogerlos y tratarlos.
5. Conclusiones. Más allá de limitarse a acumular datos, el auditor debe contextualizar la información que ha obtenido. Para ello, puede compararla con los de otras empresas semejantes (en el ejemplo de una auditoría de Recursos Humanos comparativa) o con el historial de la propia empresa (en la retrospectiva).
6. Informe de resultados. Esta herramienta documenta el trabajo realizado por el auditor de modo que facilite su examen por parte de la empresa para adoptar las medidas pertinentes.
7. Elaborar un plan de acción. Dicho plan será el encargado de especificar qué acciones y políticas concretas deben implementarse para que la empresa pueda alcanzar los objetivos propuestos.

Sea cual sea el ejemplo de auditoría de recursos humanos en el que nos fijemos, es innegable su utilidad como herramienta de clarificación de todos los procesos relacionados con Recursos Humanos de una empresa. Sin embargo, puede resultar complejo al abarcar numerosas áreas de estudio. Lo ideal, como siempre comentamos, es contar con el apoyo de un agente externo que pueda aportar una visión objetiva de la situación. De hecho, cada vez más empresas apuestan por su completa externalización del departamento de recursos humanos debido al importante ahorro económico que ello supone. En AdelantTa estamos a su disposición para ayudarle con cualquier duda que pueda tener.