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Como es nuestra tónica habitual, ponemos el foco en la importancia de los Recursos Humanos en el crecimiento de una compañía. A nadie se le escapa que, más allá del grado de tecnificación de una empresa, son las personas las que hacen funcionar las organizaciones y trabajan arduamente en cumplir los objetivos.
Sin embargo, tan importante como medir determinadas acciones o indicadores dentro del departamento es tener una visión global de cómo se está gestionando realmente a las personas en la organización.
Una empresa puede tener resueltas cuestiones como la contratación, las nóminas, la formación o la prevención de riesgos laborales y, aun así, no disponer de una función de Recursos Humanos realmente estructurada. Procesos que dependen de una única persona, responsabilidades poco claras, documentación desactualizada, ausencia de indicadores o políticas que se han ido creando de manera reactiva son algunos de los problemas que suelen aparecer cuando se analiza el área en conjunto.
Por ello, una auditoría de Recursos Humanos permite obtener una fotografía de la situación actual de la empresa: qué está funcionando correctamente, qué riesgos existen, qué procesos necesitan mejorarse y cuáles deberían ser las prioridades de actuación.
Una auditoría de Recursos Humanos es un procedimiento por el que se estudian, analizan y evalúan todos los procesos asociados a la gestión de personas en una organización. Su principal objetivo es extraer datos objetivos que permitan detectar posibles áreas de mejora y comprobar que la organización funciona correctamente tanto en sus procesos de gestión de personas como en lo relativo al cumplimiento legal en materia de relaciones laborales.
Pero una auditoría completa debería ir más allá del cumplimiento normativo.
También debe ayudarnos a determinar si los procedimientos existentes son eficientes, si existen responsabilidades claramente definidas, si la empresa cuenta con las herramientas adecuadas y, sobre todo, si la gestión de personas está alineada con las necesidades actuales y futuras del negocio.
De este modo, la auditoría nos permite diagnosticar cómo se gestiona el talento en nuestra empresa y obtener información muy valiosa para mejorar procesos, priorizar proyectos y estructurar una verdadera hoja de ruta de Recursos Humanos.
Como norma general, durante el proceso de auditoría se revisan diferentes aspectos de la gestión de personas dentro de la organización: las políticas de contratación, los planes de formación y desarrollo, los procesos de onboarding, el modelo organizativo, las políticas de retribución, la evaluación del desempeño o la administración de personal, entre otras muchas cuestiones.
Adicionalmente, un estudio en profundidad puede contemplar aspectos como el clima laboral, la cultura organizacional, la comunicación interna o el grado de digitalización del departamento.
Si queremos realizar una auditoría completa de todas las áreas del departamento de Recursos Humanos, conviene prestar atención, al menos, a los siguientes elementos:
Su revisión permite comprobar que las políticas existentes se encuentran en sintonía con la normativa laboral vigente y con las necesidades de la organización.
Aspectos como la contratación, la jornada y el registro horario, los permisos, la formación obligatoria, los procesos de extinción, la igualdad o determinadas políticas internas se encuentran, además, especialmente condicionados por el marco normativo vigente en cada momento.
Una auditoría completa también debe analizar cómo se encuentra estructurada la organización.
Es recomendable revisar el organigrama, las líneas de dependencia, las responsabilidades de cada área y la definición de los puestos de trabajo.
Cuando la empresa ha crecido sin actualizar su estructura es frecuente encontrar funciones duplicadas, responsabilidades poco claras, posiciones que han evolucionado sin que se haya actualizado su descripción o decisiones excesivamente concentradas en determinadas personas.
Disponer de un modelo organizativo claro facilita posteriormente muchos otros procesos de Recursos Humanos: selección, evaluación del desempeño, formación, desarrollo profesional o política retributiva.
También deben revisarse los principales procesos que acompañan al trabajador durante su relación con la empresa.
Desde aspectos relacionados con la marca empleadora y la política de selección hasta el proceso de incorporación y onboarding, la gestión de hitos clave de la carrera profesional o la salida y extinción de la relación laboral.
Algunas cuestiones que conviene analizar son:
El objetivo es comprobar si estos procesos están definidos o si, por el contrario, dependen principalmente de la experiencia y el criterio de determinadas personas.
Al evaluar la política, el procedimiento de aplicación y las herramientas empleadas podremos determinar si el sistema permite realmente potenciar el rendimiento de los trabajadores o si resulta excesivamente arbitrario o discrecional.
Una auditoría debería revisar si existen objetivos definidos, cómo se evalúan, quién participa en el proceso, qué periodicidad tiene la evaluación y qué decisiones se toman posteriormente con la información obtenida.
También es importante comprobar si existe una conexión real entre desempeño, desarrollo profesional, formación y retribución.
Analizar la estructura retributiva es clave para determinar la competitividad de la empresa en relación con su sector y con el mercado laboral.
También resulta fundamental estudiar la equidad interna de las retribuciones en función del modelo organizativo.
Para ello, es conveniente verificar que existe una adecuada valoración de los puestos de trabajo y que las decisiones salariales responden a criterios suficientemente objetivos y homogéneos.
Dentro de esta área pueden analizarse, entre otras cuestiones:
La auditoría también debe analizar si la empresa dispone de las personas, competencias y estructura necesarias para alcanzar sus objetivos.
No se trata únicamente de determinar cuántos trabajadores necesita la organización actualmente, sino de conectar la gestión de personas con la visión futura de la compañía.
Por ejemplo: ¿qué posiciones serán críticas en los próximos años?, ¿existen competencias que debamos desarrollar?, ¿hay puestos especialmente difíciles de sustituir?, ¿existe dependencia excesiva de determinadas personas?
Este análisis permite anticipar necesidades de contratación, formación, promoción interna o sucesión.
En una auditoría de Recursos Humanos no puede faltar el análisis de los registros y de la documentación relacionada con la gestión de personas.
Es imprescindible comprobar que se mantienen correctamente y que cumplen con la legislación aplicable.
Entre otros aspectos, pueden revisarse:
Además del cumplimiento, conviene analizar cómo se gestiona operativamente toda esta información. Una elevada carga manual, duplicidades o información almacenada en diferentes herramientas pueden generar ineficiencias y aumentar el riesgo de errores.
La auditoría estudiará si la formación responde realmente a las necesidades de la empresa y si resulta adecuada para fomentar el crecimiento de los empleados y de la organización.
Es habitual encontrar planes de formación construidos a partir de peticiones individuales o de acciones realizadas en ejercicios anteriores, sin que exista previamente una verdadera detección de necesidades.
Por ello, conviene revisar:
También es importante analizar el método que utiliza la organización para desarrollar competencias profesionales y su posible vinculación con planes de carrera o desarrollo.
Una auditoría de Recursos Humanos puede analizar también cómo circula la información dentro de la compañía y qué mecanismos existen para conocer la percepción de los trabajadores.
El clima laboral no debería analizarse de manera aislada, sino relacionándolo con cuestiones como el liderazgo, la organización del trabajo, la comunicación interna, la rotación o el absentismo.
En empresas que se encuentran en procesos de crecimiento o transformación, este análisis puede revelar problemas que no aparecen en los procedimientos o documentos formales.
Otro elemento importante es comprobar qué herramientas utiliza la empresa para gestionar sus procesos y qué información obtiene de ellas.
La auditoría debería responder, entre otras, a estas preguntas:
Rotación, absentismo, tiempo medio de cobertura de vacantes, costes de selección, evolución de plantilla o inversión en formación son algunos ejemplos de indicadores que pueden ayudar a Dirección a tomar mejores decisiones.
Una auditoría permite identificar riesgos, carencias y prioridades antes de poner en marcha nuevos proyectos
Aunque el alcance dependerá del tamaño y de la situación de cada empresa, una auditoría completa de Recursos Humanos debería seguir un proceso estructurado.
La auditoría puede realizarse internamente o contar con el apoyo de un especialista externo.
Cuando se realiza externamente se incorpora una perspectiva independiente y se facilita la comparación de la situación de la empresa con prácticas habituales en otras organizaciones.
La elección dependerá fundamentalmente de los recursos disponibles, del grado de especialización necesario y del objetivo de la auditoría.
Antes de comenzar es importante determinar qué queremos conseguir.
Algunos objetivos pueden ser:
Si realizamos una auditoría completa, conviene establecer objetivos específicos para cada área de estudio.
No todas las auditorías tienen por qué analizar exactamente los mismos elementos.
La revisión puede abarcar cumplimiento legal, contratación, selección, seguridad y salud, políticas internas, retribución, jornada laboral, formación, desarrollo profesional, desempeño, comunicación o modelo organizativo, entre otros aspectos.
Cuando existe una problemática muy concreta puede realizarse una revisión específica. Sin embargo, cuando el objetivo es estructurar o profesionalizar Recursos Humanos, normalmente resulta más útil realizar inicialmente una revisión transversal de todas las áreas.
La auditoría propiamente dicha comienza con la recopilación de información relativa a la empresa. Entre la documentación que puede ser necesario revisar encontramos:
Conviene tener presente el objetivo de la auditoría, ya que será este el que determine qué información necesitamos y cómo debemos analizarla.
Uno de los errores más frecuentes es considerar que la documentación refleja necesariamente cómo funciona la organización. Por este motivo, una auditoría completa no debería limitarse a revisar documentos.
Las entrevistas con Dirección, responsables de área y personas que participan en determinados procesos permiten comprobar cómo se aplican realmente las políticas, identificar problemas que no están documentados y conocer qué tareas dependen de conocimientos no formalizados.
Esta fase suele ser especialmente importante en organizaciones que han crecido rápidamente o que todavía no cuentan con un departamento de Recursos Humanos plenamente estructurado.
Una vez recopilada y contrastada la información, es necesario contextualizarla. La auditoría debe determinar:
El objetivo no debería ser generar simplemente un listado de incidencias, sino comprender qué impacto tiene cada una de ellas sobre la organización.
El informe documenta el trabajo realizado y permite trasladar las conclusiones de manera comprensible a Dirección. Un buen informe de auditoría debería diferenciar claramente entre:
Además, siempre que sea posible, conviene evitar informes excesivamente teóricos. La información tiene que poder convertirse posteriormente en decisiones y proyectos concretos.
Este es probablemente el punto más importante de todo el proceso.
Una auditoría de Recursos Humanos no debería terminar con la entrega de un informe. Debe servir para decidir qué hacer a continuación. No todas las acciones detectadas tendrán la misma urgencia ni el mismo impacto.
Una forma sencilla de establecer prioridades es distinguir entre:
| Prioridad | Tipo de actuaciones |
| Crítica | Incumplimientos, riesgos laborales o documentación obligatoria pendiente |
| Alta | Procesos que afectan directamente al funcionamiento de la empresa, la contratación, la organización o la retención |
| Media | Mejora de sistemas de desempeño, formación, retribución o desarrollo |
| Evolutiva | Proyectos de employer branding, carrera, cultura o analítica avanzada |
Intentar implantar simultáneamente todas las mejoras detectadas suele ser poco realista. El plan debería establecer qué proyectos se abordarán, en qué orden, quién será responsable y en qué plazo deberían implantarse.
De esta forma, la auditoría se convierte en una verdadera hoja de ruta de Recursos Humanos.
Una auditoría completa debería permitir que Dirección pueda responder con claridad a tres preguntas:
¿Dónde estamos?
Qué procesos existen, cómo funcionan, qué nivel de desarrollo tienen y qué riesgos o problemas presenta actualmente la función de Recursos Humanos.
¿Dónde necesitamos estar?
Qué estructura y procesos necesita la organización teniendo en cuenta su tamaño, actividad y estrategia.
¿Qué debemos hacer para llegar hasta allí?
Qué acciones deben ejecutarse, cuáles son prioritarias y qué recursos serán necesarios.
Por ello, el principal valor de una auditoría no está únicamente en identificar aquello que no funciona.
También permite reconocer los procesos que sí están correctamente implantados, evitar proyectos innecesarios y concentrar recursos en aquellas actuaciones que realmente pueden generar impacto.
No existe una única periodicidad válida para todas las organizaciones.
Es recomendable revisar periódicamente los principales procesos e indicadores de Recursos Humanos y comprobar que las políticas continúan siendo adecuadas y se encuentran actualizadas. Sin embargo, existen determinados momentos en los que una auditoría completa resulta especialmente útil.
El crecimiento suele provocar que procedimientos inicialmente informales dejen de ser suficientes. Lo que funcionaba correctamente con 20 trabajadores puede resultar difícil de gestionar con 50, 100 o 200.
La auditoría permite determinar qué procesos necesitan profesionalizarse antes de que aparezcan problemas mayores.
Cuando dos organizaciones se fusionan o una adquiere a otra, es importante evaluar las políticas y prácticas de ambas compañías y determinar cómo pueden integrarse de manera efectiva.
Si una organización ha experimentado cambios importantes en su Dirección, su estructura o su modelo de negocio, la auditoría permite evaluar si las políticas y prácticas de Recursos Humanos siguen siendo efectivas y apropiadas.
Al igual que sucede con una auditoría organizativa, los cambios estructurales son un momento especialmente adecuado para comprobar si la organización y su fuerza laboral siguen siendo coherentes con el nuevo escenario y con los retos futuros.
Si la organización experimenta problemas recurrentes relacionados con reclutamiento, rotación, absentismo, rendimiento, conflictos o dificultad para retener determinados perfiles, una auditoría ayuda a determinar si estamos ante problemas aislados o ante síntomas de una necesidad más amplia.
Es una situación especialmente frecuente en pequeñas y medianas empresas.
A medida que aparecen necesidades se incorporan procedimientos, herramientas o políticas, pero sin que exista necesariamente un modelo global.
En estos casos, realizar una auditoría permite ordenar lo que ya existe, detectar aquello que falta y establecer prioridades.
Cuando una empresa se plantea crear un departamento de Recursos Humanos, reforzar el existente o externalizar total o parcialmente su gestión, conviene conocer previamente cuál es el punto de partida.
Antes de decidir qué recursos necesita la organización, es necesario determinar qué procesos existen, cuáles necesitan mejorarse y qué volumen de gestión requiere cada área.
No todas las organizaciones necesitan realizar inmediatamente una auditoría completa. Sin embargo, algunas preguntas permiten detectar rápidamente si existen áreas que convendría revisar:
Cuando varias de estas preguntas no tienen una respuesta clara, probablemente la necesidad no esté únicamente en corregir un procedimiento concreto, sino en revisar el grado de estructuración global de Recursos Humanos.
Si varias de estas cuestiones no están claramente resueltas en tu organización, podemos ayudarte a analizar la situación actual y establecer prioridades
Sea cual sea el tipo de auditoría que realicemos (interna o con apoyo externo), su utilidad reside en la capacidad para clarificar los procesos relacionados con la gestión de personas y convertir la información obtenida en acciones concretas.
Por ello, tras finalizar la auditoría es necesario definir un roadmap de proyectos de Recursos Humanos.
Este roadmap puede incluir desde actuaciones urgentes relacionadas con cumplimiento o administración de personal hasta proyectos de mayor recorrido relacionados con estructura organizativa, desempeño, formación, retribución, comunicación o desarrollo.
La prioridad dependerá siempre de la situación concreta de cada empresa.
Y aquí aparece una cuestión importante: ¿quién ejecutará ese plan de acción?
En algunas organizaciones existe un departamento interno suficientemente dimensionado para hacerlo. En otras, será necesario reforzar determinadas áreas mediante consultoría especializada.
Y existen también empresas en las que, tras analizar la situación, se concluye que no resulta eficiente crear internamente toda la estructura necesaria para gestionar Recursos Humanos.
La externalización de Recursos Humanos no debería comenzar simplemente trasladando tareas a un proveedor externo. Antes es necesario entender la organización.
Por eso, cuando en AdelantTa ponemos en marcha un servicio de externalización completa del departamento de Recursos Humanos, uno de los primeros pasos consiste precisamente en realizar este ejercicio de conocimiento profundo de la organización.
Necesitamos conocer qué tiene ya resuelto la empresa, qué procedimientos existen, qué riesgos deben abordarse, qué proyectos están pendientes y cuáles son las prioridades de Dirección.
A partir de ese diagnóstico se establece un plan de trabajo que permite combinar la gestión operativa del día a día con el desarrollo progresivo de proyectos de Recursos Humanos.
De este modo, la externalización no consiste únicamente en asumir tareas administrativas. El objetivo es dotar a la empresa de una función de Recursos Humanos estructurada, con especialistas en las diferentes áreas y una hoja de ruta adaptada a las necesidades del negocio.
Nuestro servicio HRO 360 comienza con un diagnóstico de la situación actual para definir las prioridades y construir, a partir de ahí, una gestión de RR.HH. adaptada a tu organización
Una auditoría de Recursos Humanos no debería convertirse en un ejercicio meramente documental.
Su verdadero valor está en permitir que Dirección conozca objetivamente cómo se está gestionando a las personas, cuáles son los principales riesgos y qué proyectos deben abordarse para construir una función de Recursos Humanos adecuada a las necesidades de la organización.
En AdelantTa utilizamos precisamente este diagnóstico como punto de partida cuando una empresa necesita estructurar, profesionalizar o externalizar tu departamento de Recursos Humanos.
Antes de plantear soluciones, analizamos la situación actual y establecemos las prioridades sobre las que trabajar. Si necesitas revisar cómo está organizada actualmente la gestión de Recursos Humanos de tu empresa, podemos ayudarte a valorar tu situación y definir los siguientes pasos. Rellena el formulario lateral de esta página o escríbenos a contacto@adelantta.es y nos pondremos en contacto contigo.
Una auditoría de Recursos Humanos puede revisar el modelo organizativo, la administración de personal, contratación, selección, onboarding, formación, desempeño, retribución, igualdad, comunicación, clima, herramientas, indicadores y cumplimiento laboral.
El alcance concreto dependerá de los objetivos y de la situación de cada empresa.
Una auditoría laboral se centra principalmente en verificar el cumplimiento de las obligaciones jurídico-laborales de la empresa.
Una auditoría de Recursos Humanos tiene un alcance más amplio. Además del cumplimiento, analiza cómo se organiza y gestiona a las personas, revisando aspectos como selección, formación, desempeño, retribución, estructura organizativa, desarrollo o herramientas de gestión.
Puede realizarla el propio departamento de Recursos Humanos o contar con especialistas externos.
La participación de un equipo externo resulta especialmente útil cuando se busca una visión independiente, cuando no existe un departamento interno suficientemente desarrollado o cuando el objetivo es posteriormente reorganizar o externalizar la función.
Dependerá del alcance, pero normalmente se revisan organigramas, descripciones de puestos, contratos, políticas y procedimientos, registros laborales, documentación retributiva, planes de formación, información de selección, sistemas de evaluación, indicadores y herramientas utilizadas por la organización.
El informe debería recoger la situación de partida, los principales riesgos y áreas de mejora, las recomendaciones y las prioridades de actuación.
Siempre que sea posible, debe complementarse con un plan de acción que permita transformar esas conclusiones en proyectos concretos.
Después de la auditoría comienza probablemente la parte más importante: ejecutar las mejoras detectadas.
Dependiendo de la capacidad interna de la organización, los proyectos podrán desarrollarse desde el propio departamento de Recursos Humanos, mediante apoyo especializado externo o a través de un modelo de externalización más amplio.
