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La estructura organizativa de una empresa se parece a un ser vivo. Desde su creación hasta su madurez, una organización empresarial pasa necesariamente por una serie de etapas que afectan total o parcialmente a su estructura. Por ese motivo, entender el esquema organizativo en cada momento es crucial para poder crecer sin que por ello se comprometa el buen funcionamiento de todo el sistema.
En momentos críticos, donde el número de trabajadores ya sobrepasa un cierto número o se incrementan notablemente las líneas de negocio, una auditoría organizativa puede suponer una gran ayuda para que este crecimiento sea razonable, orgánico y responda a los objetivos marcados por la empresa a corto, medio y largo plazo.
¿En qué consiste una auditoría organizativa?
Una auditoría organizativa consiste en el análisis del funcionamiento de una organización con el objetivo de evaluar la eficacia y eficiencia de su estructura. La creación de un mapa o un esquema donde se reflejen completamente cada una de las partes de la organización ofrece una visión completa de su complejidad y su potencial, dando pista de posibles puntos de fricción, malfuncionamiento o, por el contrario, zonas de gran potencial que pueden suponer una oportunidad de crecimiento.
Observar y analizar cómo se organiza nuestra empresa permite identificar los puntos fuertes y débiles de la cadena de valor para analizar dónde está el potencial. También ayuda a identificar cuáles son los procesos clave de nuestro negocio, definiéndolos y mejorándolos en cada caso. Por tanto, ante decisiones estratégicas, la auditoría organizativa da una información muy importante para saber cuáles son nuestras necesidades.
En qué casos conviene realizar una auditoría organizativa
Nunca es mala idea realizar un estudio acerca del buen funcionamiento y desempeño de las organizaciones. Hacer el ejercicio de examinar nuestras fortalezas y debilidades a nivel global – prácticamente como un DAFO – es muy beneficioso para saber en todo momento en qué punto estamos y cómo podemos mejorar.
Con todo, hay ciertos momentos de transición en los que realizar una auditoría organizativa es muy recomendable:
Crecimiento de la empresa
No es extraño encontrarse con casos en los que una empresa crece de un modo más o menos acelerado. En este contexto pueden darse fricciones o bajadas de productividad por no contar con los recursos suficientes para afrontar los nuevos retos, o una distribución desigual de carga de trabajo en algunos departamentos. Son varios los elementos que se van integrando en la organización a medida que van creciendo, como departamentos que antes estaban externalizados u otros que se crean por necesidades de la producción. En todo caso, un buen análisis de situación organizacional nos da pistas de dónde y cómo se deben integrar cada una de las nuevas incorporaciones, así como detectar sobrecargas en ciertos niveles.
Creación o aparición de nuevas líneas de negocio
Ante la oportunidad de una nueva línea de negocio, saber qué vamos a necesitar es una parte del análisis de viabilidad previo. No solo en cuanto a recursos materiales, sino también en lo relativo a los recursos humanos que vamos a necesitar. Partir de un análisis de las funciones que es necesario cubrir, trasladarlas a puestos de trabajo concretos y crear un modelo organizativo en consonancia con el modelo de negocio ayuda de modo claro al éxito del proyecto. En muchas ocasiones es necesario, además, plantear distintos escenarios o distintas etapas según vayan acompañando las ventas y la cuenta de resultados.
Adicionalmente, identificar en qué parte del esquema que conforma la organización se va a integrar esta nueva línea es fundamental. ¿Puede asumir la estructura actual esta nueva línea de negocio? ¿Implica la creación de nuevas divisiones o departamentos? Si queremos seguir adelante con nuestra estrategia de crecimiento, la auditoría organizativa permite responder a estas preguntas y ayuda a identificar qué necesitamos.
Reestructuración empresarial: fusión o absorción de otra organización
En este supuesto estamos hablando de dos sistemas organizativos independientes que deben integrarse bajo un mismo paraguas. En este caso es fundamental identificar cómo es el organigrama de cada una de las empresas independientes para definir cómo integramos cada una de las partes. Con esto, no solo es imprescindible atender a nivel de departamentos o divisiones, sino que es importante ir al detalle. Una valoración y descripción de puestos de trabajo juega un papel clave en este supuesto, ya que permite equiparar al mismo nivel las dos entidades por separado para poder integrarlas sin que ello derive en fricciones, duplicidades o carencias en el conjunto global del sistema.
Fases de la auditoría organizativa
¿Por qué puede ser útil para tu organización? ¿Qué beneficios tiene?
Como hemos comentado previamente, la auditoría organizativa es una herramienta muy útil para “poner orden en casa”. Saber si la estructura que tenemos implementada es la más eficiente, o si por el contrario necesitamos hacer ajustes -o directamente, optar por una nueva estructura-, aporta claridad para conseguir los objetivos estratégicos marcados por la empresa. Por otro lado, la auditoría organizativa da la oportunidad de comprobar cuáles son las fortalezas que tiene nuestro esquema, permitiendo potenciarlas mediante más recursos, mejora del desempeño con formación, etc.
También nos da mucha información sobre el punto en que nos encontramos, y preguntarnos si estamos en condiciones de apostar por nuevos proyectos o necesitamos reestructurar alguna de las partes antes de lanzarnos a crecer.
Así como podemos ver en qué somos fuertes, nos permite detectar posibles zonas de baja eficiencia y realizar ajustes que se traducen en un aumento de la eficacia y una disminución de los costes. En definitiva, la auditoría organizativa proporciona una visión de conjunto de la empresa que contribuye a una correcta toma de decisiones sobre el futuro de la compañía.
