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El capital humano de una empresa es un elemento clave en cualquier entidad del que dependerá el éxito de ésta. En Francia es obligatorio la presentación del llamado Balance Social, junto al resto de estados contables y la memoria explicativa.
Si queremos que el departamento de Recursos Humanos sea un adecuado socio de negocio resulta fundamental medir su rendimiento dentro de una empresa.
Cualquier retorno se mide por el impacto en resultados y la variedad de las funciones que suelen corresponder a la función hace posible monitorizar y analizar muchas áreas relacionadas con la gestión de personas en una empresa, desde la atracción del talento hasta el abandono de la organización.
Es decir, podemos tener una gran variedad de KPIs a nuestro servicio relacionados con la eficacia, la eficiencia y la calidad de los procesos llevados a cabo en recursos humanos y su impacto sobre el desarrollo empresarial y del negocio, revisando una a una las políticas que estamos aplicando.
Para garantizar la objetividad del análisis, lo mejor es optar por externalizar esta tarea y llevar a cabo una Auditoría de Recursos Humanos.
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¿Qué es una Auditoría de Recursos Humanos?
Realizar una auditoría de recursos humanos es una buena oportunidad para detectar errores o bajo rendimiento en dicha área de una empresa, facilitando adoptar las medidas necesarias para solucionar estos fallos y que el departamento funcione de forma óptima.
Así pues, la auditoría de RR. HH. consiste en revisar las políticas, los documentos y los procedimientos del Departamento de Recursos Humanos de una entidad, organización o empresa para poder identificar las necesidades de mejora y funcionamiento de dicho departamento.
A través de este procedimiento se aportará información de gran trascendencia para poder fijar una estrategia eficaz e inteligente, lo cual es de vital importancia no solo para el correcto funcionamiento del departamento, sino también para una adecuada gestión del capital humano de la empresa.
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Cómo llevar a cabo una Auditoría de Recursos Humanos: qué pasos seguir
Para llevar a cabo una auditoría y que esta tenga éxito es fundamental llevar a cabo algunos pasos. Son los siguientes:
1º. Decidir los procesos que cubrirá la auditoría: la auditoría no tiene por qué alcanzar a todos los procesos y tareas que desempeña el Departamento de Recursos Humanos, sino que puede únicamente afectar a ciertos procesos. Por ejemplo, evaluación del ambiente laboral, análisis de la consolidación de políticas o programas de recursos humanos o evaluaciones de desempeño, nivel de rotación y conflictividad, curva de aprendizaje y retorno de la inversión en el empleado, etc.
2º. Decidir si la auditoría será interna o se externalizará. Es muy conveniente externalizar esta auditoria en una empresa externa que tenga experiencia en otras organizaciones y que pueda detectar las brechas de gestión con facilidad. Como sucede en otros ámbitos, las personas implicadas en el desarrollo de los procesos pueden tener ciertos puntos ciegos a la hora de auditarlos.
3º. Definir el tipo de auditoría que se va a realizar. Existen diferentes tipos de auditorías, que queremos mencionar por encima:
- Auditoría de enfoque comparativo: se compara el departamento de recursos humanos de la empresa con el de otra organización similar.
- Auditoría externa al departamento: auditoría llevada a cabo por un profesional externo a la empresa o de otros departamentos, lo que permite tener la visión de las áreas de negocio sobre lo que esperan en gestión de personas y lo que perciben que están recibiendo.
- Auditoría de enfoque estadístico: tiene por objeto recabar datos de la empresa. En esto está muy centrada la actual corriente del uso de herramientas de People Analytics.
- Auditoría de enfoque por objetivos: se comparan los resultados reales que se pretenden con la plantilla con los objetivos que se fijaron en un inicio por el departamento (Ejemplos: masa salarial real vs. masa salarial prevista, nivel de eficiencia del gasto en personal vs. previsto, nivel de promociones reales vs. previstas, rotación externa real vs. prevista, etc.)
4º. Fijar los objetivos que se quieren conseguir con la auditoría. El mejor de los escenarios es cuando el objetivo es mejorar la gestión de las personas en la organización. Pero pueden existir otros escenarios como la modificación de la estructura del departamento de recursos humanos, la posible externalización de alguna de sus funciones, la digitalización de algunos procesos, etc. Es positivo saber desde el inicio con que finalidad estamos haciendo la auditoría, ya que condicionara tanto la recogida de información como la preparación de los distintos datos para su análisis correcto.
5º. Como conclusión de la auditoria, establecer una hoja de ruta o un plan para cumplir los objetivos que sea necesario abordar. Por nuestra experiencia en Externalización completa del Departamento de Recursos Humanos uno de los aspectos más difíciles de encajar es la elaboración y puesta en marcha del plan de acción. A menudo, unos objetivos de gestión de personas se entrelazan con otros (Ejemplo: mejorar la retribución productiva se mezcla con el cumplimiento de la jornada en algunas ocasiones y cierto tipo de empresas). Esto hace que sea difícil elegir que proyectos abordar primero, porque tienen mayor impacto, y cuales abordar después. En el ejemplo comentado, puede ser conveniente abordar primero un proyecto de cumplimiento horario para luego entrar en retribución productiva o quizás empezar por la segunda y que solucione de modo natural el aspecto de la jornada. En todo caso, los planes u hojas de rota siempre deben estar adaptados a las características de cada empresa y complejidad de esta.
6º. Elaborar un informe con los datos recabados con la auditoría y las conclusiones a las que se han llegado. Además, en este informe se dará constancia de los fallos y errores percibidos y de las medidas que se han de tomar para poder solucionarlos. Este informe es la base de lo que puede ser posteriormente un manual de gestión de recursos humanos que vaya dejando constancia de la modificación de políticas, procesos y procedimientos, de los resultados que se esperan y de los que van obteniendo. Es decir, que vaya proporcionando un seguimiento y consistencia a la implantación de modificaciones fruto de la auditoria.
Por nuestra experiencia en Externalización de RRHH en Madrid – AdelantTa BPO, la auditoría es la oportunidad ideal para poder vislumbrar errores, solucionarlos y seguir creciendo.
Quizás algún día se convierta en una práctica clave para que el Departamento de Recursos Humanos pueda funcionar de forma óptima y estar siempre en un proceso de mejora continua y de aportación de valor a la organización.
