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Cuando los profesionales de Recursos Humanos se enfrentan a la gestión de la formación bonificada, a veces puede surgir una duda concreta: si las bonificaciones aplicadas a través de FUNDAE deben imputarse de forma individual a cada trabajador que participa en una acción formativa.
Esta cuestión puede aparecer en el momento en que se revisan las liquidaciones de Seguridad Social, al revisar la configuración de los programas de gestión de nómina o cuando un tercero solicita explicaciones detalladas sobre el tratamiento de dichas bonificaciones.
Aclarar este punto resulta esencial para evitar interpretaciones incorrectas y para garantizar la tranquilidad de la empresa ante una posible revisión por parte de Fundae, la Inspección de Trabajo u otros organismos.
Todos conocemos la regla básica sobre la formación bonificada: la formación programada por las empresas permite recuperar total o parcialmente el coste de la formación mediante bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social. No se trata de una subvención directa, sino de un crédito anual asignado a la empresa que se materializa como deducción en los seguros sociales, siempre que la formación haya sido correctamente comunicada, impartida y justificada en la aplicación oficial.
Este sistema se regula principalmente a través de la Ley 30/2015, de 9 de septiembre, y su desarrollo reglamentario, el Real Decreto 694/2017. Ambos textos configuran un modelo de financiación de carácter empresarial, aspecto clave para entender cómo debe aplicarse la bonificación.
El proceso habitual de gestión es conocido por la mayoría de las empresas que trabajan con formación bonificada: comunicación previa de la acción, ejecución con control de asistencia y posterior comunicación de la finalización con los participantes reales y los costes asociados. A partir de esa información, la propia aplicación determina el importe máximo bonificable.
Es en esta fase donde se genera la trazabilidad individual exigida por el sistema de formación bonificada: qué trabajadores han participado, en qué acción y con qué nivel de asistencia; que queda registrada en la plataforma y en la documentación de la acción formativa.
Una vez finalizada y correctamente comunicada la formación, la empresa puede aplicar la bonificación correspondiente en sus cotizaciones a la Seguridad Social a través del Sistema RED. Esta aplicación puede hacerse tras el cierre de la acción formativa en cuestión o al final de año, pero siempre dentro del ejercicio en curso.
A nivel contable, lo relevante es que el gasto de la formación esté correctamente registrado y que la bonificación aplicada quede debidamente identificada como bonificación por formación profesional para el empleo, de forma coherente con la documentación y los registros de la acción formativa.
Desde el punto de vista normativo y operativo, la respuesta es no. Fundae no exige que la bonificación se impute de forma individual a cada trabajador en los documentos de cotización.
Para que la bonificación sea correcta, lo relevante es que la formación esté bien comunicada, que los participantes reales estén correctamente identificados, que exista control de asistencia, que los costes sean coherentes y que la bonificación se aplique correctamente en la Seguridad Social dentro del ejercicio correspondiente. No existe ningún requisito adicional relacionado con la imputación individual en los TCs.
Por tanto, y aunque en los Recibos de Liquidación de Cotizaciones (RLC) pueda existir un desglose de las cuotas, la normativa no exige que la bonificación por formación se aplique ni se identifique de forma individual por trabajador.
La trazabilidad individual que puedan requerir entidades públicas o financiadores en un determinado momento no se soporta en la Seguridad Social, sino en la documentación de la acción formativa y en los registros realizados en la plataforma de FUNDAE.
Muchas empresas, por motivos de control presupuestario o contabilidad analítica, optan por repartir internamente el efecto económico de la bonificación entre determinados trabajadores, departamentos o centros de coste. Esta práctica responde a criterios internos de gestión y no forma parte del procedimiento exigido por Fundae.
Es importante diferenciar claramente ambos planos. Desde el punto de vista del sistema de formación programada, la bonificación es global. Cualquier reparto interno de la misma es una decisión organizativa que no afecta ni a la validez ni a la justificación de la bonificación.
Parte de la confusión habitual procede de equiparar la formación bonificada con otros incentivos existentes en la Seguridad Social, y aquí está la confusión con respecto a este tema.
A diferencia de la formación programada, existen bonificaciones o reducciones asociadas a contratos o personas concretas —por ejemplo, por determinadas modalidades contractuales o colectivos específicos— que sí se aplican de forma individualizada.
Ambos sistemas son distintos, aunque en la práctica se utilice el término “bonificación” para referirse a realidades muy diferentes; y es importante tener en cuenta esta diferencia de cara a posibles requisitos de justificación por parte de financiadores u otros organismos.
Como hemos visto, la formación bonificada gestionada a través de FUNDAE es un mecanismo de financiación de carácter empresarial que se aplica como un importe global en las cotizaciones a la Seguridad Social. La norma, por tanto, no exige su imputación individual por trabajador en los documentos de cotización.
En AdelantTa, llevamos más de 15 años gestionando planes de formación para nuestros clientes, desde la impartición hasta la gestión completa de las bonificaciones ante FUNDAE. Consúltanos sin compromiso cómo podemos ayudarte.
