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Una buena gestión del tiempo en el trabajo es una de las habilidades blandas más demandadas por las empresas a sus empleados. Una plantilla conformada por personas que saben aprovechar el tiempo y sacarle el máximo partido posible puede marcar la diferencia a la hora de conseguir ventaja competitiva en el mercado.
Según los últimos estudios, un 88 % de las personas procrastinan a diario, y una buena parte de ellas lo hace entre dos y tres horas al día. A efectos prácticos, esto quiere decir que muchos empleados dedican una buena parte de su jornada laboral a hacer tareas de bajo valor, dejando lo importante para el último momento. Esta situación puede solucionarse con una buena organización del tiempo, crucial para incrementar la productividad personal y de la propia organización.
¿Qué entendemos por una gestión eficaz del tiempo?
Cada una de las personas que ocupa un puesto dentro de una organización tiene unos objetivos que cumplir. Para ello, debe aprender a definir las tareas a realizar y gestionar el tiempo de su jornada en función de la importancia, la urgencia y la aportación al logro de esos objetivos. Una gestión del tiempo eficaz se basa en el manejo adecuado de dos recursos básicos: la energía y la atención.
Lo fundamental es que la persona sea capaz de identificar qué es importante y qué no lo es dentro de su tiempo de trabajo, poder reflexionar sobre cuáles son los ladrones del tiempo que consumen su energía, y aprender herramientas que le facilite acabar con ellos y mejorar la forma en que gestionan su tiempo de trabajo.
Cómo mejorar la gestión del tiempo en el trabajo
La sobrecarga de tareas es una gran fuente de estrés. No obstante, conviene tener en cuenta que dicha sobrecarga no existiría si se aplicasen medidas para organizar el trabajo.
La productividad personal y la adecuada gestión del tiempo, como comentamos, está directamente relacionada con mejores resultados a título personal y, en última instancia, de forma colectiva dentro de la organización. La matriz Eisenhower, el método POSEC o la metodología GTD (Getting Things Done) son solo algunos ejemplos de fórmulas para trabajar la gestión eficaz del tiempo.
Por otro lado, existen numerosas técnicas y herramientas sencillas que permiten mejorar la gestión del tiempo mediante pequeños cambios que se pueden poner en marcha de manera instantánea.
Utilizar una agenda
En papel o en formato digital, contar con una herramienta para planificar tareas es esencial para tener una visión global de cómo debería ser la jornada.
Dedicar unos minutos al final de la semana, o al principio de cada día, para establecer un orden de prioridades y determinar en qué se va a trabajar, ayuda a incrementar de forma muy notable la productividad.
Timeboxing o bloques de trabajo
Se trata de dividir el trabajo en bloques de tiempo. Con esta medida, se consigue un mayor nivel de concentración y que las tareas se hagan de forma rápida y efectiva, sin llegar a resultar tediosas.
Es especialmente útil para abordar tareas que son complejas y largas. Por ejemplo, si hay que presentar un informe en 10 días, en lugar de dejarlo para el último momento, se trabaja cada día 30 minutos en él.
Establecer metas alcanzables
Para optimizar el tiempo hay que ser realista. Ninguno de los métodos aquí expuestos será efectivo si el trabajador se ha marcado metas que son inasumibles en una jornada de trabajo.
La organización requiere un análisis previo del punto de partida, de las capacidades propias y del tiempo disponible. A partir de ahí se puede empezar a organizar el trabajo y establecer metas que sean fácilmente alcanzables dentro de una jornada laboral.
Dejar tiempo para imprevistos
La planificación debe ser siempre un poco flexible, porque es normal que aparezcan imprevistos que rompan la dinámica establecida.
A la hora de definir las tareas a abordar cada día, se aconseja dejar de 10 a 20 minutos libres para atender a esas cuestiones que no estaban previstas con antelación. Si al final del día no se ha hecho uso de este tiempo, se puede emplear el mismo para avanzar en una tarea importante.
Priorizar y organizar es esencial cuando se trata de hacer una buena gestión del tiempo en el trabajo. Desde AdelantTa hemos ayudado a muchos de nuestros clientes a mejorar la gestión del tiempo de sus empleados con formaciones bonificadas adaptadas a sus necesidades. Consúltanos para más información.
