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Hablamos habitualmente de que una correcta gestión de los recursos humanos puede llevar al éxito a cualquier compañía. Las tareas de recursos humanos son complejas y, precisamente por ello, es aconsejable en ciertas situaciones dejarlas en manos de especialistas en la materia. Contar con las personas adecuadas en cada puesto es similar a una maquinaria perfectamente engrasada que trabaja para conseguir los objetivos de la organización.
Por ello, cada vez existe una mayor consciencia entre el sector empresarial de que una buena gestión de personas es esencial para el crecimiento del negocio. Apostar por confiarla a profesionales externos es cada vez más frecuente. La clave para que la externalización del departamento de recursos humanos sea un éxito pasa por realizar correctamente el período de transición.
Cómo externalizar el departamento de RR. HH
Como cualquier decisión estratégica, la externalización de todo o parte del departamento de recursos humanos de una empresa conlleva un tiempo de reflexión en el que se deben tener en cuenta múltiples factores. Por norma general, dar este paso obedece a una necesidad de optimización de recursos, la buena gestión de la problemática operativa cotidiana y la necesidad de la dirección de focalizarse en las cuestiones más comerciales y operacionales del negocio.
A la hora de empezar con el proceso, conviene realizar unos pasos previos que agilizarán enormemente la transferencia de las funciones desde la organización a la empresa proveedora del servicio.
Evaluar las necesidades de externalización
El primer paso es realizar un buen ejercicio de análisis interno para detectar y definir exactamente cuáles son las necesidades en recursos humanos y qué opciones existen para resolverlas. Hay veces que éstas son fácilmente asumibles por personal interno apoyado por un colaborador externo. Un ejemplo muy habitual es la externalización de las funciones laborales, como la gestión de nóminas y contratos.
Sin embargo, cuando empiezan a darse problemáticas como alta rotación indeseada, desajustes en las bandas salariales o mal clima laboral, crecimiento exponencial, falta de adecuación persona-puesto, incapacidad para analizar los datos de personal adecuadamente y tomar decisiones, etc., contar con profesionales especializados en estas áreas es la opción más conveniente para un correcto funcionamiento de la propia organización.
En esta primera evaluación hay que decidir qué funciones de RR. HH. se van a externalizar y analizar qué proveedor nos puede proporcionar un servicio integral end-to-end que se ajuste a las necesidades de la organización.
Diseñar el modelo de externalización
Una vez que se ha encontrado al partner adecuado, comienza un trabajo conjunto para diseñar el nuevo modelo de gestión de personal. Para ello, es necesario definir las políticas que se quieren trabajar y hacer una auditoría completa de los recursos humanos que permita realizar un informe de diagnóstico de la situación actual de la empresa y establecer cuáles son los objetivos prioritarios.
Entre otras cuestiones, la auditoría analiza el estado de los recursos humanos desde varias perspectivas:
- Jurídico Laboral: estudio de convenios y normativas de aplicación en el sector de actividad, número de trabajadores, tipos de contratos, gestiones con la administración pública, etc.
- Gestión de personas: estudio del organigrama, descripción y valoración de puestos de trabajo tipo, definición de las políticas a seguir en la captación e incorporación de talento, determinación de la política salarial y compensaciones sociales, planes de formación y desarrollo, estado y gestión de prevención de riesgos laborales, etc.
Este análisis ayuda a definir de forma clara las tareas a externalizar. Lo habitual es que, una vez se establecen las áreas, se determinen los roles y responsabilidades que asume cada una de las partes.
Implementar el modelo de externalización
Supone poner en marcha el proceso, enviando al proveedor toda la documentación y datos que son necesarios. Desde la empresa de externalización se hace un estudio exhaustivo de la documentación aportada por la organización y se trabaja conjuntamente para la creación de un plan de Recursos Humanos acorde al resultado de la auditoría y que dé respuesta a las necesidades de la empresa.
Cabe destacar que los modelos dependerán en gran medida del tipo de organización. Lógicamente, para una compañía en la que ya existen ciertos procesos de recursos humanos se suele adoptar la misma operativa sobre la que se pueden realizar modificaciones que permitan mejorarlos -en caso de ser necesario y acordado por las partes-. Cuando no existen estos procedimientos, la implantación del modelo buscará crearlos para optimizar la gestión de personas en la compañía.
Revisión y evaluación del proyecto
Con carácter general, se suele hacer una revisión de forma anual en la que se estudia el alcance de los objetivos fijados y se determinan los nuevos hitos a conseguir. También se evalúa el resultado y se proponen ajustes de ser el caso, con el objetivo de conseguir una mejora continuada en los procesos de recursos humanos y que éstos respondan en todo momento a la realidad de la empresa.
Ventajas de la externalización de RR. HH.
Rentabilidad
Mantener un Departamento de Recursos Humanos puede tener un coste elevado tanto para una empresa nueva como para una que ya está establecida en el mercado. Externalizar el servicio permite contar con una buena gestión del personal con un notable ahorro de costes.
Permite contar con profesionales especializados
La empresa que externaliza las tareas de recursos humanos con un proveedor de confianza puede estar segura de que las funciones serán realizadas por expertos con formación y experiencia en cada una de las áreas: selección de personal, área jurídico-laboral, prevención de riegos, formación y desarrollo, etc. Así, la empresa cuenta con profesionales de alto nivel sin tener que incrementar sus costes salariales.
Ahorro de tiempo
Una correcta gestión del personal requiere una gran inversión de tiempo para llevar a cabo tareas administrativas. Por el contrario, este tipo de procesos se agilizan cuando se dejan en manos de expertos.
Mejora de los indicadores relacionados con una buena gestión de personas
Como reza un axioma habitual en el mundo de la empresa, lo que no se puede medir, no existe. En recursos humanos, como en cualquiera otra área, se pueden fijar KPIs relevantes, que terminan siendo el reflejo de una buena o mala gestión (ratios y periodos de cobertura de puestos, indicadores de conflictividad y clima laboral, evolución de las evaluaciones de desempeño, rotación externa, bajas laborales, cobertura de promociones, PRL, niveles de adecuación persona-puesto, etc.). Una empresa que aborda un buen proceso de externalización debe elegir, juntamente con el cliente, los indicadores necesarios y perseguir su mejora y optimización.
Periodo de transición corto
Los proveedores de servicios externalizados de RR. HH. están acostumbrados a trabajar para diferentes empresas y son capaces de adaptarse rápidamente a la dinámica de trabajo en cada una de ellas. Esto hace que el proceso de transición sea breve y efectivo.
Externalizar las tareas de recursos humanos ofrece un buen número de ventajas que pueden ser de gran ayuda para cualquier tamaño de empresa. Desde AdelantTa contamos con amplia experiencia en la externalización del departamento de recursos humanos, contando con los mejores profesionales en cada área. No dude en ponerse en contacto si necesita ayuda en esta materia, nuestro equipo especializado está a su entera disposición para ayudarle en todo lo necesario con este proceso.
