Una de las claves para que una empresa funcione es definir los puestos adecuados a nivel de modelo organizativo y que estos sean ocupados por las personas adecuadas. A la hora de realizar las famosas Descripciones de Puestos de Trabajo, más allá de la definición de misión, funciones o tareas, es importante dimensionar adecuadamente la carga de trabajo que el puesto supone para la persona que tiene que ocuparlo.
La carga de trabajo es uno de los mayores riesgos laborales para los empleados si no está repartida de forma equitativa y es asumible. Siempre hay un volumen máximo de trabajo asimilable y tiene consecuencias directas sobre la empresa si los puestos están mal dimensionados. De hecho, una de cada cuatro bajas laborales en España está relacionada con un problema de estrés. Es cierto que el estrés tiene mucho que ver con las demandas del entorno frente a los recursos del individuo. No siempre un exceso de carga es el problema, aunque exista una percepción de que las tareas son abrumadoras. No obstante, también es frecuente la situación en la que hay un reparto inadecuado de tareas.
A menudo es difícil observar con claridad esta situación cuando se mira desde arriba, a nivel macro o de modelo organizativo, pero es muy visible cuando bajamos al nivel de equipo y/o departamento, donde podemos ver la inequidad de forma muy evidente.
La carga de trabajo o carga laboral tiene que ver con el tiempo que es necesario dedicar en virtud del conjunto de tareas o funciones que puede asumir una persona dentro de su puesto de trabajo.
Para que el empleado sea lo más productivo posible y la empresa se vea beneficiada por ello, el volumen de tareas asignadas debe estar equilibrada con relación al tiempo de trabajo y a las competencias profesionales del trabajador en cuestión.
Lógicamente, trabajadores más expertos necesitan dedicar menor tiempo para conseguir el mismo resultado o realizar determinadas tareas.
Todos los trabajos conllevan carga física y mental. La carga física es toda aquella que implica la realización de esfuerzos a nivel corporal. Pueden ser esfuerzos puramente físicos, como estar moviendo objetos pesados de un lugar a otro, tener que mantener una misma postura durante mucho tiempo, etc. Por su parte, la carga mental es toda aquella que exige un esfuerzo mental o psicológico. Por ejemplo, tener que tomar decisiones importantes, o atender a una gran cantidad de personas.
Desde nuestra experiencia, son varios los elementos más importantes a la hora de definir eso que normalmente llamamos “trabajar bajo presión”:
Debemos decir que el cálculo de la carga física es más fácil que el de la carga mental. Ambas están sujetas a la componente variable de la persona que ocupa el puesto. A modo de ejemplo, no es lo mismo un mozo de almacén de 25 años y en plena forma que alguien de una edad más avanzada o con problema de salud. Sin embargo, la carga mental se ve mucho más influida por los recursos del ocupante del puesto, siendo clave evaluar que las personas que ocupan posiciones de alto nivel de estrés están preparadas intelectual y emocionalmente para afrontarlas.
A nivel concreto y para puestos intermedios, para realizar una correcta asignación de la carga laboral es necesario calcular cuál es la cantidad de tareas que puede asumir un trabajador durante su jornada sin reducir su productividad ni verse afectado a nivel físico o mental.
Existen diferentes métodos, siendo uno de los más completos el Swat (Subjective Assesment Technique). El Swat mide el esfuerzo físico y mental que implica llevar a cabo una determinada tarea y el estrés que puede llegar a generar.
En líneas generales, lo que se hace para llevar a cabo una evaluación de las cargas de trabajo es crear una tabla que englobe las diferentes tareas y contabilizar el número de horas al año que se dedican a ella. El resultado es la carga de trabajo para esa tarea.
Reflexionar y planificar
Antes de empezar a repartir las tareas entre los empleados, hay que pensar en la planificación. Es fundamental conocer cuál es la carga de trabajo de cada tarea y analizar la carga laboral que ya tienen asumida los miembros de la plantilla.
Esto permite ver de forma más clara cómo pueden reajustarse las tareas para que no supongan una fuente de estrés a nivel mental y físico.
Conocer a los empleados
Un conocimiento a fondo de los empleados, de sus capacidades y habilidades, es una manera sencilla de hacer un reparto de tareas más eficiente. Una buena manera de hacerlo es confiando la evaluación de personas y la labor de selección de personal en especialistas.
Siempre hay personas con capacidad para gestionar una mayor carga laboral. Esto no quiere decir que deban encargarse de todo, pero sí pueden asumir más tareas, o ayudar a sus compañeros a desarrollar nuevas habilidades necesarias para realizar después nuevas tareas.
Lógicamente, cuando se da esta circunstancia, debemos reflexionar sobre el modelo retributivo a través de una política de retribución variable que premie el desempeño. También es vital entender que no existen ni los mirlos blancos ni los superhombres o supermujeres capaces de desempeñar un 3 en 1.
Por suerte, no hace falta contar con un departamento propio de Recursos Humanos en la empresa. Externalizar este departamento con un proveedor especializado aporta ventajas competitivas a nivel empresarial, tanto en gestión de recursos humanos como de recursos económicos.
Contar con herramientas de última generación que mejoren la productividad
Es un plus importante contar con el software más avanzado permita automatizar tareas y agilizar aquellas que son más repetitivas. Una buena inversión de la empresa en este tipo de tecnología puede reducir la carga de trabajo de sus empleados y aumentar su productividad.
En definitiva, gestionar recursos humanos y componer equipos de trabajo adecuados es una tarea realmente difícil. Que la eficiencia en una organización sea máxima depende de la estrategia, la organización, los procesos y las personas. Todos los elementos se relacionan entre sí y todos pueden ayudar a mejorar la percepción de carga excesiva o las situaciones de estrés prolongado que tan a menudo vemos en las empresas con las que trabajamos.
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