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El registro retributivo es uno de los documentos clave dentro de cualquier análisis de igualdad salarial. En algunas organizaciones, sigue viéndose como un documento puramente formal: un Excel que hay que preparar para cumplir con la normativa y poder avanzar con el plan de igualdad.
Sin embargo, cuando empezamos a revisar registros retributivos en proyectos de igualdad o auditoría salarial, nos encontramos muchas veces con otro problema distinto: el documento existe, pero los datos no están bien estructurados, las clasificaciones profesionales no encajan o directamente el análisis no permite obtener conclusiones fiables.
Y ahí es donde empiezan realmente los riesgos, porque un registro retributivo mal construido dificulta detectar posibles desigualdades salariales, pero también puede generar inconsistencias importantes si la empresa tiene que justificar posteriormente cómo se ha realizado este análisis.
Muchas empresas piensan que elaborar el registro consiste simplemente en completar la plantilla del Ministerio de Igualdad. Pero la parte compleja normalmente empieza antes de abrir el archivo.
No se trata de introducir salarios. Lo importante es comprobar que la información esté bien construida desde el origen, es decir:
Si alguna de estas piezas falla, el problema se traslada automáticamente al resultado final.
Uno de los errores más habituales es intentar simplificar estructuras profesionales que realmente no son simples.
El registro debe reflejar:
En muchas organizaciones aparecen agrupaciones internas creadas con el tiempo, categorías “informales” o personas asignadas a grupos profesionales que no terminan de coincidir con las funciones que realizan realmente.
El problema es que el análisis retributivo se sostiene precisamente sobre esa clasificación.
Cada persona trabajadora debe estar correctamente encuadrada según el convenio colectivo aplicable y las funciones que desempeña. Además, en las empresas obligadas a auditoría retributiva, debe incorporarse el análisis de los trabajos de igual valor, ya que la comparación salarial no se limita a puestos idénticos o a la misma categoría profesional, sino también a puestos distintos que puedan tener un valor equivalente dentro de la organización.
La valoración de puestos no forma parte del registro retributivo ordinario, pero sí resulta imprescindible para realizar la auditoría retributiva exigible en las empresas obligadas a disponer de Plan de Igualdad.
Otro error a evitar es trabajar con importes teóricos o estructuras salariales “tipo”, en lugar de utilizar las retribuciones realmente percibidas durante el ejercicio analizado.
Recordemos que el registro debe recoger los importes efectivamente percibidos, distinguiendo entre:
Además, en los supuestos de jornadas parciales o contratos que no han estado activos durante todo el año que se está analizando, es necesario aplicar criterios de anualización y normalización para poder comparar correctamente situaciones equivalentes.
Puede parecer algo menor, pero una parte importante de los errores que aparecen después en auditorías retributivas viene simplemente de cómo se introducen los datos en la plantilla del Ministerio.
La herramienta tiene una estructura muy concreta y necesita que determinados formatos se respeten exactamente igual en todas las pestañas. Cuando esto no ocurre, las fórmulas empiezan a arrastrar errores automáticamente y los resultados finales dejan de ser fiables.
Y muchas veces no se detecta el problema hasta que se intenta revisar las brechas o validar el análisis completo.
Otro escenario muy habitual que observamos es cuando la información salarial procede de varias fuentes distintas.
Nómina, Seguridad Social, software de RRHH o listados internos no siempre contienen exactamente los mismos datos. Por eso, antes incluso de empezar el análisis, es necesario realizar un trabajo previo de revisión y consolidación de información.
El registro debe incluir a todas las personas que hayan mantenido una relación laboral ordinaria con la empresa durante el periodo analizado, y si una misma persona ha tenido varios contratos durante el ejercicio, cada uno debe reflejarse de forma diferenciada.
Sin embargo, no deben incluirse personas cedidas por ETT, becarios/as ni otros colectivos sin relación laboral directa con la empresa. La inclusión del personal de Alta Dirección sigue siendo una cuestión discutida por tratarse de una relación laboral especial, por lo que conviene analizar cada caso concreto.
Como vemos, la mayoría de los problemas detectados en registros retributivos no tienen que ver con cálculos complejos, sino con cuestiones previas de organización y estructura de datos. Una clasificación profesional incorrecta, información salarial inconsistente o una valoración de puestos mal planteada pueden comprometer todo el análisis posterior.
Un registro bien construido no solo ayuda a cumplir con la normativa. También permite identificar posibles riesgos retributivos, analizar situaciones concretas y tomar decisiones con criterios objetivos.
En AdelantTa podemos ayudarte con la confección del registro retributivo necesario para el plan de igualdad de tu empresa. Consúltanos sin compromiso.
