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En los últimos meses muchas empresas están recibiendo mensajes comerciales alarmistas sobre el registro horario: que el Excel “ya no vale”, que será obligatorio un sistema digital “en semanas”, que solo sirven plataformas certificadas o que cualquier error puede implicar sanciones inmediatas.
Como ocurre habitualmente en materia laboral, conviene separar el marketing de la realidad jurídica.
Desde AdelantTa queremos aclarar cuál es la situación real del registro de jornada en España a fecha 12 de mayo de 2026, qué exige actualmente la normativa y hacia dónde parece dirigirse el modelo de control horario.
La obligación de registrar la jornada laboral no es nueva. Existe desde 2019, tras la modificación del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
Actualmente, todas las empresas deben garantizar:
Además, el sistema utilizado debe ser fiable y reflejar razonablemente la realidad de la jornada efectivamente realizada.
La Inspección de Trabajo sigue considerando el registro horario una materia prioritaria, especialmente en relación con:
No.
A fecha de hoy, la normativa española no prohíbe expresamente utilizar sistemas en Excel o incluso registros manuales en papel.
Sin embargo, eso no significa que cualquier Excel sea suficiente.
El verdadero problema no es el formato, sino la fiabilidad del sistema y su capacidad probatoria ante una eventual inspección o conflicto judicial.
En la práctica, los sistemas manuales presentan numerosos riesgos:
Por ello, aunque jurídicamente todavía puedan utilizarse determinados sistemas manuales, la tendencia clara del mercado y de la propia Inspección es favorecer soluciones digitales más robustas y auditables.
Todo apunta a que sí, aunque es importante hablar con precisión jurídica.
El Ministerio de Trabajo lleva tiempo anunciando reformas orientadas a reforzar el control horario mediante:
Estas medidas se han vinculado especialmente a la futura reducción de jornada y al endurecimiento del control sobre las horas extraordinarias.
No obstante, a fecha 12 de mayo de 2026, todavía no existe una prohibición general plenamente vigente que invalide automáticamente los sistemas en Excel o papel para todas las empresas.
Por tanto, muchas campañas comerciales están adelantando como obligación actual lo que todavía es, en parte, una previsión normativa futura o pendiente de desarrollo definitivo.
No.
La ISO 27001 es una certificación voluntaria relacionada con la gestión de seguridad de la información.
Es positiva y recomendable, especialmente para proveedores tecnológicos de software de recursos humanos, pero no constituye actualmente un requisito legal obligatorio para que un sistema de fichaje sea válido en España.
Tampoco.
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) no obliga a utilizar una plataforma concreta ni exige una certificación específica para los sistemas de control horario.
Lo que sí exige es que el tratamiento de datos personales se realice con medidas adecuadas de seguridad y cumplimiento, incluyendo:
Es decir, un sistema puede cumplir correctamente con el RGPD sin disponer necesariamente de un sello formal específico.
Aunque algunas afirmaciones comerciales son exageradas, sería un error interpretar que “no pasa nada” por mantener sistemas obsoletos o poco fiables.
La realidad es que el entorno regulatorio y el criterio inspector son cada vez más exigentes.
Por ello, desde un punto de vista preventivo y organizativo, resulta muy recomendable que las empresas avancen hacia modelos digitales que permitan:
Especialmente en organizaciones con:
En materia laboral es frecuente encontrar mensajes comerciales construidos sobre el miedo a la sanción.
Sin embargo, la mejor decisión para una empresa no suele ser reaccionar con urgencia ante campañas alarmistas, sino analizar:
La digitalización del registro horario probablemente terminará consolidándose como estándar general en España, pero conviene abordar este proceso con criterio técnico y jurídico, no desde el alarmismo.
En AdelantTa ayudamos a las empresas a revisar sus sistemas de control horario, valorar riesgos reales y adaptar sus procedimientos laborales y organizativos con una visión práctica, seria y alineada con la normativa vigente, dentro de nuestro servicio HRO 360 de externalización completa del departamento de RR.HH . Estamos a su disposición en contacto@adelantta.es o en +34 915 917 114.
