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En los últimos meses, distintas mutuas están trasladando a las empresas un requerimiento que, aun pudiendo parecer menor, tiene un alcance técnico considerable: la necesidad de indicar con precisión las funciones del puesto cuando se comunica una baja por Incapacidad Temporal. No es una obligación nueva, pero sí un cambio en su nivel de exigencia y en el uso que el sistema de Seguridad Social hace de esa información. Y, en el fondo, es un indicador claro del grado de madurez del modelo de descripciones de puestos de trabajo de cada organización.
El Real Decreto 1060/2022 y la Orden ISM/2/2023 actualizaron los datos que las empresas deben comunicar al INSS en los procesos de IT. Desde la versión 3.5.0 de SILTRA, publicada en enero de 2024, son obligatorios dos campos: el puesto de trabajo y la descripción de funciones.
En esta línea, el Boletín de Noticias RED 6/2024 estableció validaciones mínimas de contenido y advirtió de que la falta de información constituye un incumplimiento susceptible de sanción.
El objetivo no es meramente administrativo. Se busca que los servicios médicos -INSS, mutuas y servicios públicos de salud- dispongan de información que permita relacionar la dolencia con las tareas efectivamente desempeñadas. Por tanto, sin una descripción precisa del puesto, la valoración de la contingencia, la adecuación del tratamiento, la duración estimada de la baja o la posibilidad de adaptar temporalmente el puesto se vuelven menos fiables.
El control de la Incapacidad Temporal se basa cada vez más en la compatibilidad entre las limitaciones funcionales de la persona trabajadora y las exigencias reales del puesto. Esta perspectiva requiere que la empresa describa con claridad los esfuerzos físicos asociados a la tarea, las exigencias posturales, las condiciones ambientales, las responsabilidades cognitivas, la manipulación de cargas o equipos, así como los horarios y turnos en los que se desarrolla la actividad.
Con esta información, el sistema puede evaluar con mayor precisión la duración razonable de la baja, valorar la posibilidad de una adaptación temporal del puesto, evitar errores en la determinación de la contingencia y mejorar la coordinación entre INSS, mutuas y servicios públicos de salud. En definitiva, el modelo evoluciona hacia una gestión de la IT basada en la realidad del puesto, no solo en la patología.
El requerimiento de describir las funciones de forma precisa pone de manifiesto un problema habitual: muchas organizaciones no disponen de descripciones de puesto actualizadas, homogéneas o vinculadas a la realidad operativa. En estos casos, los documentos existentes suelen ser genéricos, poco detallados, desvinculados de la prevención de riesgos y, con frecuencia, obsoletos. Este déficit se hace evidente cuando la empresa debe trasladar al INSS información que no puede improvisarse ni resolverse con fórmulas vagas como “tareas propias del puesto”.
El sistema RED rechaza descripciones insuficientes, y las mutuas pueden solicitar aclaraciones cuando la información proporcionada no es coherente con la dolencia comunicada. Esto implica que la calidad de las bajas por IT, la relación con la mutua y la propia responsabilidad de la empresa dependen de la consistencia del modelo de puestos.
Con esta información, el sistema puede evaluar con mayor precisión la duración razonable de la baja, valorar la posibilidad de una adaptación temporal del puesto, evitar errores en la determinación de la contingencia y mejorar la coordinación entre INSS, mutuas y servicios públicos de salud. En definitiva, el modelo evoluciona hacia una gestión de la IT basada en la realidad del puesto, no solo en la patología.
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Como hemos comentado en otros artículos, y es bien conocido por cualquier profesional de Recursos Humanos, un sistema de descripciones y valoración de puestos sirve para estructurar el trabajo real de la organización, compararlo de manera homogénea y dotarlo de una base técnica sobre la que se apoyan otros procesos como la clasificación profesional, la compensación, la selección, la prevención de riesgos y los sistemas de desarrollo.
La calidad de un modelo de puestos, por tanto, depende de tres elementos:
Cuando este sistema está bien construido, permite tomar decisiones con fundamento técnico, independientemente de que posteriormente parte de esa información pueda ser utilizada en procesos como la comunicación de datos al INSS.
La reciente obligación de detallar el puesto y sus funciones en los procesos de IT no redefine el sentido de las descripciones, pero sí evidencia su importancia. Las organizaciones que cuentan con descripciones rigurosas pueden responder con agilidad a los requerimientos de las mutuas y del INSS; las que no, pueden encontrarse con solicitudes de aclaración y dificultades para justificar la relación entre puesto y patología. No porque la descripción se haya diseñado para este fin, sino porque un sistema de puestos mal construido deja sin soporte técnico cualquier comunicación que dependa de él.
Por tanto, este requisito pone de manifiesto algo esencial: un modelo de puestos profesionalizado es la base sobre la que se apoya la gestión de personas, desde la evaluación del desempeño hasta la prevención de riesgos, la clasificación profesional o la compensación. Cuando la definición técnica del trabajo es sólida, el resto de procesos organizativos —incluidos los relacionados con la IT— operan con mayor precisión y seguridad jurídica.
