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El teletrabajo ha experimentado un crecimiento importante en todo tipo de empresas durante los últimos años debido a la situación causada por el confinamiento y las restricciones de la pandemia. Como todo gran cambio, está lleno de luces y sombras. Los sistemas de dirección y gestión no siempre están lo suficientemente adaptados para el seguimiento del profesional en remoto. Mucho se ha hablado de trabajar por objetivos, por proyectos o monitorizar la actividad, pero no todos los sectores tienen el nivel de maduración necesario para que esto sea una realidad.
Muchas empresas han visto las grandes ventajas que ofrece esta modalidad de trabajo para sus empleados, consiguiendo que estén más descansados, concilien mejor su vida personal y permanezcan en la empresa durante más tiempo. La derivada para la empresa de todo esto es cómo optimizar el trabajo en remoto para mantener o incrementar la productividad al tiempo que se favorece la satisfacción y motivación de la plantilla. Es decir, nos vemos de nuevo en el modelo clásico de orientación a resultados vs. orientación a las personas, pero en un nuevo escenario de trabajo.
A continuación, empezaremos por definir de modo sencillo qué es trabajar en remoto, para pasar a ver cómo se puede medir la productividad y el desempeño de los empleados que se encuentran en situación de teletrabajo total o parcial.
Qué es trabajar en remoto
El trabajo en remoto o teletrabajo es una modalidad por la que consiste en que los trabajadores puedan realizar sus funciones fuera de la oficina o instalaciones de la empresa, bien sea desde su propio domicilio o en cualquier otro lugar. Todos tenemos en nuestra cabeza sueños alimentados por industria cinematográfica donde un alto ejecutivo está trabajando desde una playa en el Caribe. Casi nunca esto se corresponde con la realidad del teletrabajador, en ocasiones, en un pequeño piso de una población periférica.
El trabajo en remoto implica igualmente presencialidad, aunque no física. Bien es cierto que se puede añadir un mayor nivel de flexibilidad horaria, pero son conceptos, a priori, diferenciados.
Trabajar remoto en España es una alternativa que el legislador ha regulado con la Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia y que actualmente ofrecen muchas empresas a la búsqueda elementos de atracción de carácter extrasalarial para muchos trabajadores, especialmente aquellos que buscan conciliar su vida profesional con la personal y familiar.
También es una opción para poder contratar profesionales en lugares alejados de nuestro centro de trabajo. Desde nuestra empresa, por ejemplo, desarrollamos numerosos proyectos de consultoría con los mejores profesionales nacionales e internacionales para diversas partes del mundo.
Así pues, un excelente profesional ubicado en Valencia, España, puede estar prestando servicio a una empresa situada en México DF sin mayor problema, gracias a lo que han permitido las plataformas o los numerosos servicios en la nube que han eclosionado en los últimos años.
Cómo medir la productividad y desempeño de los trabajadores en remoto
Ahora bien, el problema para la empresa surge con la sensación de falta de control sobre el trabajo remoto. No son pocas las organizaciones que se han quedado de como se ha resentido la productividad en estos últimos años. Debemos decir aquí que no todos los trabajadores o profesionales están preparados para el Teletrabajo y que éste puede llegar a tener un impacto muy negativo en la cohesión de los equipos, la creatividad y los flujos de información si no se gestiona adecuadamente.
Por tanto, trabajar en remoto es un proceso que requiere de ciertos recursos materiales para poder ser realizado de forma adecuada y productiva, además de una organización e implicación importante por parte del trabajador. Ambos factores son clave. Recursos y trabajadores maduros.
No hace falta adoptar grandes tecnologías. Se puede medir la productividad del teletrabajo de forma eficiente con algunos métodos interesantes.
Fijar metas y objetivos
Una de las formas más eficientes de controlar si los trabajadores están siendo productivos es el de apostar por un sistema basado en objetivos. Consiste en fijar metas medibles y alcanzables que los trabajadores deben ir cumpliendo a lo largo del tiempo, por lo que la empresa puede evaluar si se están alcanzando los objetivos en tiempo y forma adecuados.
Fijar objetivos SMART es una buena práctica, pues son metas específicas, medibles y que los trabajadores pueden alcanzar de forma realista.
En algunas profesiones, como en el mundo del Contact Centre, los KPIs son diarios y fáciles de establecer. En otras, deberemos hacer un esfuerzo por establecerlos.
Establecer ciclos o plazos de trabajo
Esto resulta especialmente útil cuando se trabaja por proyectos o el puesto de trabajo tiene funciones recurrentes. Podemos disponer de una parrilla con todos los proyectos que tiene el trabajador bajo su responsabilidad y vamos fijando las fechas de seguimiento de actividades en función de los plazos razonables para ello.
No necesariamente hablamos de proyectos al estilo Tech. Podemos considerar un “proyectos”, por ejemplo: disponer de la información para la presentación del IVA Trimestral, contactar con un mínimo de 20 clientes nuevos, disponer de la información de nómina, etc.
Es decir, todo aquello que tenga fases, principio y fin o bien sea recurrente o cíclico en una organización, puede estar sujeto a seguimientos de carácter temporal con herramientas sencillas.
Reuniones diarias
Otro método que utilizan muchas empresas para garantizar el desempeño de sus trabajadores en remoto es el de fijar reuniones cortas al principio de la jornada laboral para establecer las tareas a realizar. Es un método perfecto cuando existe riesgo de dispersión y el equipo necesita un impulso diario, tanto para su cohesión como para la buena gestión de sus tareas.
En estas reuniones se fijan plazos y condiciones para que los trabajadores puedan centrar sus esfuerzos de forma más precisa y eficiente, y así alcanzar los objetivos al final de su jornada laboral. Algo similar al café que antiguamente tomábamos durante la jornada todos juntos y dónde nos poníamos al día mutuamente.
Gamificación o sistemas de recompensas
La gamificación consiste en establecer un sistema de recompensas o premios propio de actividades de ocio (como videojuegos, por ejemplo), con el objetivo de motivar a los trabajadores en remoto.
Existen muchas formas de aplicar este tipo de técnicas para motivar y evaluar el rendimiento de los teletrabajadores, como implementar un sistema de puntuación por tareas finalizadas u objetivos alcanzados que les permita acceder a ciertos premios o bonificaciones (económicas, días libres, reconocimiento público…).
Es especialmente útil cuanto tenemos que alimentar en los teletrabajadores procesos de innovación o creatividad, que tienen que ver con una actitud proactiva que puede verse deteriorada por desvinculación en el trabajo en remoto.
Otros métodos para medir la productividad
Además de los métodos antes mencionados, también existen otras formas eficientes para poder medir la productividad, como, por ejemplo:
- Utilizar herramientas de software específicas y plataformas digitales.
- Fomentar sistemas de interacción para recabar feedback de los empleados.
- Crear checklists de tareas.
- Hacer uso de cronogramas estructurados para registros y períodos de evaluación.
Hemos visto qué es trabajar en remoto y cómo se puede medir el desempeño y la productividad de los empleados que utilizan esta modalidad. Desde nuestra empresa hemos realizado numerosas formaciones de mandos intermedios y directivos para gestionar adecuadamente el trabajo en remoto y, especialmente, cuando hay situaciones de crisis o especial dificultad.
En Adelantta somos expertos en la externalización del departamento de recursos humanos y podemos aportar nuestro conocimiento para que una organización pueda implementar un sistema eficiente de teletrabajo que te permita evaluar de forma adecuada la productividad y el empeño de tus trabajadores en remoto.
