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La gestión de la formación programada por las empresas no consiste únicamente en tramitar bonificaciones: es un procedimiento reglado, sometido a control administrativo y sustentado en la trazabilidad documental. Cada fase —desde la comunicación inicial hasta la aplicación de la bonificación en los Seguros Sociales— debe poder acreditarse frente a una eventual actuación de seguimiento, comprobación o control financiero.
En la práctica, la mayor parte de las incidencias no se originan en un desconocimiento del sistema, sino en la falta de integración del cumplimiento formal en los flujos operativos de la empresa. Entender cómo se articula el proceso según el modelo de gestión elegido y los requisitos documentales de cada modalidad formativa es lo que determina la solidez del expediente.
La Ley 30/2015 y el Real Decreto 694/2017 establecen tres modalidades operativas para el uso del crédito de formación: autogestión, entidad organizadora y entidad gestora. La elección no es meramente instrumental, ya que determina el sujeto obligado y el perímetro de responsabilidad ante Fundae y la Inspección de Trabajo.
La empresa asume la condición de entidad organizadora de su propia formación. Debe realizar las comunicaciones de inicio y fin, mantener el expediente justificativo, custodiar la documentación y atender los requerimientos derivados de actuaciones de control.
Este modelo exige disponer de estructura técnica interna para garantizar la correcta imputación de costes, la trazabilidad de la impartición y la consistencia documental. Cuando esa función recae en áreas no especializadas (RRHH o administración) el riesgo no deriva de desconocimiento, sino de interrupciones operativas o falta de coordinación temporal con las acciones formativas.
La empresa encomienda la organización formal de la formación a una entidad externa acreditada. Esta figura asume la interlocución técnica con Fundae, las comunicaciones reglamentarias, la conservación del expediente y la custodia de la documentación soporte.
Aunque la responsabilidad última sobre la correcta aplicación del crédito sigue siendo de la empresa, la externalización reduce sustancialmente el riesgo operativo, al situar la gestión en un circuito que replica los criterios de verificación aplicados en las actuaciones de control.
Actúa exclusivamente en la vertiente administrativa, sin asumir la condición de organizadora ni la responsabilidad material del expediente. En este caso, la empresa sigue siendo responsable de todo el proceso y del mantenimiento de las evidencias.
El error frecuente consiste en considerar que una “gestión administrativa” equivale a una externalización completa del riesgo, cuando en realidad la empresa continúa siendo sujeto obligado si el expediente no está documentalmente acreditado.
Toda acción formativa bonificada debe estar previamente comunicada a Fundae antes del inicio efectivo del grupo y debidamente cerrada antes de la aplicación de la bonificación. Estos hitos constituyen actos formales con efectos jurídicos y económicos.
Debe efectuarse cuando la acción esté completamente definida: fechas, horario, modalidad, lugar físico o URL de impartición, número previsto de participantes y entidad que imparte. La plataforma no admite comunicaciones provisorias; cualquier modificación (cambio de fechas, horario, aula o participantes) debe registrarse antes de que el cambio se materialice.
Fundae valida automáticamente la coherencia entre la fecha comunicada y la real. Las comunicaciones fuera de plazo o retroactivas son causa habitual de minoración o exclusión del crédito.
Debe reflejar los datos reales de ejecución: participantes finales, horas efectivamente impartidas y modalidad aplicada. La comunicación de fin debe registrarse antes de incluir la bonificación en los TC-2. Los cierres reconstruidos ex post —sin evidencias consistentes— son motivo de devolución en revisiones posteriores.
La secuencia correcta no es burocrática, sino estructural: el expediente debe nacer junto con la acción formativa, no después de ella. Cuando el circuito administrativo se completa a posteriori, el riesgo de incoherencias entre lo ejecutado y lo declarado aumenta exponencialmente.
Cuando exista RLPT, el artículo 15 del RD 694/2017 exige la información previa de las acciones a ejecutar.
Debe comunicarse con al menos 15 días de antelación, incluyendo: objetivos, calendario, medios pedagógicos y técnicos, modalidad, lugar de impartición, criterios de selección y lista de participantes previstos.
La falta de respuesta de la RLPT no paraliza la acción, pero la ausencia de evidencia documental del envío sí invalida el trámite. En actuaciones de control, lo determinante no es el diálogo mantenido, sino la trazabilidad del envío y la fecha cierta de comunicación.
Las actuaciones de control no evalúan la calidad del curso, sino la correspondencia entre lo declarado y lo probado. La regla general es que toda evidencia debe ser verificable y coherente con los datos comunicados.
| Modalidad | Evidencias esenciales | Riesgos frecuentes |
| Presencial |
| Desajuste entre fechas firmadas y comunicadas Ausencia de identificación inequívoca del participante. |
| Aula virtual (síncrona) |
| Uso de plataformas sin trazabilidad técnica o sin registro automático de conexiones. |
| E-learning (asíncrona) | Informes de actividad del LMS:
| Plataformas sin tracking, certificados sin trazabilidad o falta de evidencia de tutorización. |
El principio rector es la demostrabilidad técnica: la modalidad declarada debe poder acreditarse sin inferencias.
Las causas más comunes de observaciones en auditorías o requerimientos de Fundae responden a cuatro tipologías estructurales:
En todos los casos, la incidencia no se produce por la formación en sí, sino por la brecha entre la ejecución real y su acreditación formal. La solidez del expediente depende de la sincronización entre el hecho formativo y su reflejo documental.
Como hemos visto, el sistema de formación programada es un mecanismo de cofinanciación pública con trazabilidad digital completa. No basta con formar; hay que poder acreditar que se ha formado conforme a los parámetros comunicados.
La pérdida del derecho a bonificar o la devolución de cantidades no derivan de la materia impartida, sino de la incoherencia entre los registros formales y los hechos efectivos.
AdelantTa actúa como Entidad Organizadora inscrita ante Fundae y puede asumir también funciones de Entidad Gestora, garantizando la correcta configuración de los expedientes, la secuencia temporal de las comunicaciones y la consistencia documental exigida en auditorías.
Nuestra intervención permite que las empresas se centren en la formación propiamente dicha, integrando el cumplimiento normativo en un proceso controlado y trazable desde el primer minuto.
Para más información o acompañamiento en la gestión técnica de tus acciones formativas, contacta con nosotros en el 91 591 71 14 o en contacto@adelantta.es.
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