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Garantías jurídicas y operativas en la gestión del crédito de formación
La gestión de la formación programada por las empresas, en el marco del sistema de bonificaciones regulado por la Ley 30/2015 y el Real Decreto 694/2017, constituye un procedimiento reglado, de carácter administrativo, que exige un alto grado de precisión formal, trazabilidad documental y cumplimiento secuencial de todas sus fases. No se trata, por tanto, de un trámite automatizado o exento de control, sino de un proceso sujeto a supervisión pública, cuyo buen fin —la aplicación efectiva de las bonificaciones en los seguros sociales— depende de que la ejecución de la formación se corresponda de forma exacta con lo previamente comunicado y debidamente justificado.
Cada actuación dentro del circuito de la formación —la notificación a la representación legal de las personas trabajadoras, la comunicación de inicio, la ejecución de la formación propiamente dicha, el seguimiento, la evaluación, el cierre del grupo y la imputación económica— debe poder ser reconstruida a posteriori mediante evidencias objetivas, claras y coherentes. Esta exigencia de trazabilidad es consustancial al diseño del sistema, y resulta plenamente coherente con su financiación a través de bonificaciones en los seguros sociales y con el principio de corresponsabilidad de las empresas beneficiarias.
En la práctica, muchas de las incidencias detectadas por FUNDAE o por la Inspección de Trabajo no derivan de un incumplimiento material, sino de fallos formales, errores de comunicación o ausencia de justificación documental suficiente. Por ello, el correcto entendimiento de la normativa, la elección adecuada del modelo de gestión y la aplicación sistemática de buenas prácticas constituyen la mejor garantía de legalidad.
La normativa vigente permite que las empresas opten entre tres modelos operativos distintos, cada uno de los cuales implica un grado diferente de responsabilidad jurídica y administrativa.
En primer lugar, la empresa puede asumir directamente la organización de su formación. Este modelo es denominado autogestión. En él, la empresa debe gestionar por sí misma todo el ciclo técnico-administrativo: la planificación, la comunicación telemática ante FUNDAE, la ejecución conforme a lo declarado, la custodia documental del expediente, y la aplicación de la bonificación.
Esta opción otorga a la empresa un control completo sobre la formación, pero también le impone la obligación de conocer y cumplir con precisión todos los requisitos normativos y procedimentales. Cualquier error u omisión, por mínimo que sea, será imputable a la propia empresa, que deberá responder frente a eventuales requerimientos, revisiones o procedimientos de reintegro.
Una segunda opción es la externalización de la organización de la formación mediante la encomienda formal a una entidad organizadora debidamente inscrita o acreditada en el Registro Estatal de Entidades de Formación. En este caso, la empresa delega en dicha entidad no solo las tareas administrativas, sino también la responsabilidad de cumplir con los requisitos normativos del sistema. La entidad organizadora actúa en nombre propio ante FUNDAE, configura y conserva el expediente justificativo y garantiza la trazabilidad del proceso.
Ahora bien, esta fórmula no libera a la empresa bonificada de toda responsabilidad, ya que la legislación le atribuye, en todo caso, una responsabilidad solidaria. En consecuencia, la empresa debe confiar en que la información facilitada es veraz, de que la formación realmente se ejecuta conforme a lo comunicado y de que existe una custodia de documentación cara a una posible actuación inspectora o revisión posterior. La confianza en la entidad organizadora debe basarse no solo en la marca, sino especialmente en el conocimiento técnico, la solvencia operativa y la capacidad para actuar conforme al marco legal.
Existe, por último, un modelo de colaboración en el que la empresa recurre a un tercero —habitualmente una consultora especializada— para realizar únicamente la tramitación administrativa de las acciones formativas. En este supuesto, el tercero actúa como “gestor documental” sin asumir la condición de entidad organizadora ni convertirse en sujeto obligado ante la Administración. La empresa sigue ostentando la responsabilidad plena sobre la ejecución, comunicación y justificación de la formación. Es un modelo que requiere una colaboración especialmente estrecha y precisa, dado que cualquier descoordinación entre quien ejecuta la formación y quien la tramita puede derivar en incidencias formales de carácter invalidante. En estos casos se habla de autogestión delegada o entidad gestora.
La correcta comunicación de los grupos formativos es uno de los pilares esenciales del sistema de formación programada.
La primera de estas comunicaciones —la de inicio— debe realizarse a través de la plataforma telemática de FUNDAE con al menos dos días naturales de antelación respecto a la fecha prevista de comienzo. Esta obligación formal no admite excepciones y la plataforma valida automáticamente el cumplimiento del plazo.
La acción formativa debe estar completamente definida en el momento de la comunicación: fechas, horarios, modalidad de impartición, lugar físico o enlace virtual (en caso de teleformación), número previsto de participantes, datos del formador y entidad impartidora, entre otros. Las comunicaciones provisorias no son admisibles y cualquier modificación relevante que se produzca posteriormente —como un cambio de aula, de horario, de fechas o de docente— deberá registrarse como incidencia, y siempre antes de que el cambio tenga efectos reales. Para que la acción no sea incidentada, cualquier cambio se deberá realizar con, al menos, 1 día de antelación al inicio de la formación.
Otra obligatoria es la de finalización del grupo, que debe realizarse una vez completada la acción formativa, pero necesariamente antes de aplicar la bonificación en los seguros sociales. En este momento se deben declarar los datos reales de ejecución: número de participantes que han superado la formación (>75 %), así como el conjunto de los costes directos e indirectos.
Esta comunicación constituye la declaración final que valida que lo ejecutado coincide con lo previamente comunicado, y debe estar respaldada por evidencias documentales consistentes y verificables. Cualquier intento de reconstrucción artificial del expediente a posteriori —sin asistencia real, sin trazabilidad técnica o sin justificantes válidos— constituye una infracción del procedimiento y puede motivar la exclusión de la bonificación o su posterior reintegro.
En los casos en los que la empresa cuente con representación legal de las personas trabajadoras, el artículo 15.3 del Real Decreto 694/2017 impone la obligación de informar con una antelación mínima de 15 días naturales respecto al inicio de la formación. Esta información debe ser completa, incluyendo los objetivos, contenidos, modalidad, calendario, lugar o plataforma, medios pedagógicos, y número previsto de participantes.
La norma no exige el consentimiento expreso de la representación legal, pero sí la constancia del envío, su contenido y su fecha. La ausencia de evidencia fehaciente de esta notificación constituye, por sí sola, un incumplimiento formal relevante y es causa frecuente de observación en actuaciones de seguimiento.
En caso de que la representación legal plantee una discrepancia debidamente documentada, si abre un periodo de discusión y en caso de no llegar a un acuerdo, la empresa tiene la obligación de trasladarla a la Comisión Paritaria Sectorial correspondiente. Si no existiera comisión sectorial competente, la discrepancia debe elevarse a la autoridad laboral. Aun así, ya puede empezar la formación, habiendo observado el correspondiente período de resolución de discrepancias.
La omisión de esta actuación ante una objeción formal constituye, igualmente, un incumplimiento susceptible de generar consecuencias sobre la validez de la acción formativa. La normativa no exige acuerdo entre las partes para la ejecución de la formación, pero sí impone el respeto escrupuloso del procedimiento de consulta y traslado. Lo que se exige es la existencia documentada del dialogo social.
A lo largo de los últimos años, tanto FUNDAE como la Inspección de Trabajo y el SEPE han detectado ciertas tipologías recurrentes de errores que invalidan parcial o totalmente el derecho a la bonificación. Entre ellas destacan:
Todas estas situaciones evidencian un principio fundamental, que no es otro que en el sistema de formación programada no basta con formar correctamente. Es imprescindible poder acreditar que la formación se ha ejecutado conforme a lo declarado y que el procedimiento se ha respetado en todos sus extremos.
Contar con una entidad organizadora experimentada e inscrita conforme a la normativa vigente no solo permite descargar a la empresa de tareas administrativas, sino que garantiza el cumplimiento integral del procedimiento desde un enfoque jurídico y técnico.
En AdelantTa actuamos como entidad organizadora en materia de bonificaciones de FUNDAE, asumiendo la responsabilidad de diseñar, gestionar, comunicar, ejecutar y justificar las acciones formativas en nombre de nuestros clientes, conforme al marco normativo aplicable.
Nuestra intervención permite que la empresa se centre en lo esencial —la mejora de las competencias de su plantilla— mientras nosotros nos ocupamos de asegurar que cada expediente cumpla con los estándares exigidos por FUNDAE, el SEPE, la Intervención General de la Administración del Estado y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
La formación programada, bien gestionada, es una herramienta poderosa de desarrollo profesional. Pero mal gestionada, puede convertirse en un riesgo innecesario. La diferencia está en el rigor.
Puede contactar con nosotros a través del correo electrónico contacto@adelantta.es o llamando directamente al 91 591 71 14.
Estaremos a su disposición para resolver cualquier duda y analizar la mejor forma de optimizar su crédito de formación con plenas garantías legales.
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