Gestión de personal en remoto: cómo abordar los desafíos y optimizar el proceso

Principales preocupaciones de las empresas respecto al trabajo en remoto

A medida que las empresas adoptan el trabajo remoto como una práctica estándar, surgen varias preocupaciones que, si no se abordan adecuadamente, pueden afectar a la productividad, la cohesión del equipo y, en última instancia, al éxito organizacional.

Productividad y rendimiento

Una de las preocupaciones más comunes en las empresas es si los empleados serán capaces de mantener un nivel de productividad y rendimiento adecuado sin la supervisión directa que se tiene en un entorno de oficina tradicional. La falta de visibilidad sobre el trabajo diario de los empleados remotos puede llevar a la desconfianza en su capacidad para gestionar su tiempo de manera efectiva y cumplir con las expectativas de rendimiento. Además, la ausencia de interacciones físicas y supervisión puede hacer que algunos empleados se sientan desconectados de sus responsabilidades, lo que podría afectar su rendimiento.

Comunicación y colaboración

Otra preocupación crítica es la comunicación y la colaboración dentro de los equipos remotos. En un entorno de oficina, la comunicación fluye de manera natural a través de interacciones cara a cara, reuniones espontáneas y la proximidad física de los empleados. Sin embargo, en un entorno remoto, estas interacciones se vuelven menos frecuentes y más estructuradas, lo que puede llevar a malentendidos, falta de coordinación y, en última instancia, a una disminución de la eficacia del equipo. Las barreras tecnológicas, las diferencias en las zonas horarias y la falta de herramientas de comunicación adecuadas pueden exacerbar estos problemas, afectando la capacidad de los equipos para trabajar de manera conjunta y efectiva.

Cohesión de equipo y cultura organizacional

La cultura de una empresa es el pegamento que mantiene unidos a los empleados, fomentando un sentido de pertenencia y un propósito compartido. Sin embargo, en un entorno remoto, donde los empleados trabajan desde diferentes ubicaciones y tienen menos interacciones informales, mantener la cohesión del equipo y transmitir la cultura organizacional puede ser difícil. La falta de actividades presenciales, eventos de team-building y la ausencia de un entorno compartido dificultan que los empleados remotos se sientan realmente parte de la organización, lo que puede afectar su compromiso y motivación a largo plazo.

Seguridad de la información

En un entorno de trabajo remoto, la seguridad de la información es una preocupación primordial para las empresas. El manejo de datos confidenciales y la protección de la información corporativa se vuelven más complejos cuando los empleados acceden a los sistemas de la empresa desde redes domésticas o dispositivos personales. Según un informe de IBM de 2023, el coste promedio de una brecha de seguridad fue de 4,35 millones de dólares, y las empresas que adoptan el trabajo remoto enfrentan un mayor riesgo de ciberataques.

La falta de control sobre los entornos de trabajo de los empleados remotos aumenta la vulnerabilidad a amenazas cibernéticas, como el phishing, el malware y el acceso no autorizado a datos sensibles. Las empresas deben asegurarse de que los empleados remotos sigan prácticas rigurosas de ciberseguridad para proteger la integridad de la información.

Autogestión y responsabilidad

Finalmente, las empresas a menudo se preocupan por la capacidad de los empleados remotos para autogestionarse y asumir la responsabilidad de su trabajo sin la supervisión constante de un superior. En un entorno de oficina, la estructura y la presencia de un equipo o supervisor proporcionan un marco que facilita la gestión del tiempo y las tareas. Sin embargo, en un entorno remoto, los empleados deben ser capaces de planificar y organizar su trabajo de manera independiente. La capacidad para priorizar tareas, cumplir con los plazos y mantener un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal se convierte en un factor crítico para el éxito del trabajo remoto.

Aspectos básicos para la gestión de equipos en remoto

Gestionar equipos que trabajan en remoto puede acabar siendo realmente desafiante para los managers y directores. La falta de presencialidad, en ocasiones, puede dificultar la cohesión, productividad, rendimiento y comunicación dentro del equipo. Cómo fomentar la implicación en esta modalidad de trabajo es, por otro lado, otra de las grandes preocupaciones que conviene abordar desde el inicio.

Por ello, es importante adoptar métodos y herramientas de gestión que permitan minimizar estas cuestiones y que la operativa general no se vea afectada

Control y optimización de la productividad

Supervisar a un equipo remoto sin caer en la microgestión es un equilibrio delicado. Es muy conveniente implantar sistemas de seguimiento basados en resultados, en lugar de en la actividad constante, permitiendo a los empleados trabajar con mayor autonomía mientras los managers se enfocan en los objetivos finales. Medir la productividad del trabajador en remoto de manera eficaz es posible gracias a las numerosas herramientas de seguimiento de proyectos y rendimiento en el mercado enfocadas a OKR, como Asana, Trello o ClickUp; aunque también es posible hacerlo mediante un cuadro de mando integral en Excel que permita hacer seguimiento de los indicadores de productividad asignados.

Alto rendimiento en equipos remotos

Promover una comunicación continua y estructurada es esencial para garantizar un rendimiento óptimo en equipos remotos. Reuniones de seguimiento regulares, tanto individuales como de equipo, son fundamentales para alinear expectativas, resolver obstáculos y asegurar que todos los miembros del equipo estén avanzando en la misma dirección.

Por otro lado, fomentar la responsabilidad compartida mediante la definición de roles y expectativas claras para cada miembro del equipo también es importantísimo. Esto asegura que todos comprendan su contribución al proyecto, facilitando la colaboración eficiente y la entrega de resultados de alta calidad.

Facilitar la comunicación efectiva

La comunicación es la columna vertebral de la gestión de equipos en remoto. Establecer canales de comunicación claros y definidos es esencial para evitar malentendidos y asegurar que todos los miembros del equipo estén alineados. Herramientas como Teams o Google Meet facilitan enormemente las tareas de seguimiento y comunicación entre equipos, aunque es conveniente definir con claridad con qué fin se utilizan estos canales (ejemplo: chat para cuestiones diarias y reuniones por vídeo para cuestiones que requieren un mayor nivel de profundidad y seguimiento).

Fomentar la cohesión del equipo en un entorno remoto

Fortalecer la cohesión del equipo es esencial para garantizar una colaboración efectiva y una alineación con los objetivos organizacionales. Es importante crear espacios de interacción que vayan más allá de las tareas laborales. Una opción podría ser organizar actividades periódicas de team-building que permitan una interacción más personal. Además, fomentar una cultura de reconocimiento y celebrar los logros del equipo, aunque sea de manera virtual, refuerza el sentido de pertenencia y unidad.